Ketahui Fungsi, Cara Membuat, dan Contoh Surat Jalan Barang!

Surat jalan barang adalah dokumen yang mencatat pengiriman barang dari satu tempat ke tempat lain. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti bahwa barang-barang tersebut telah dikirim dan sedang dalam perjalanan. Surat ini umumnya berisi informasi seperti nama penerima, alamat pengirim dan penerima, daftar barang yang dikirim beserta jumlahnya, berat barang, metode pengiriman, dan informasi lain yang relevan.

Surat jalan barang sangat penting dalam proses logistik dan distribusi karena membantu memastikan bahwa barang yang dikirim sesuai dengan pesanan dan dalam kondisi yang baik. Dokumen ini juga dapat digunakan untuk melacak pergerakan barang selama proses pengiriman.

Selain itu, surat ini seringkali diperlukan sebagai persyaratan administratif di berbagai titik dalam rantai pasok. Misalnya, penerima barang mungkin diminta menunjukkan surat ini saat menerima pengiriman sebagai bukti bahwa barang tersebut telah dikirim sesuai dengan perjanjian. Simak artikel lengkapnya hanya di TransTRACK!

Apa fungsi surat jalan barang

Fungsi surat jalan barang dapat diuraikan sebagai berikut:

Dokumen yang Memberi Informasi

• Identifikasi Barang: Surat ini biasanya mencakup informasi terkait barang yang dikirim, seperti nama barang, jumlah, dan beratnya. Ini membantu pihak-pihak yang terlibat untuk mengetahui dengan jelas apa yang sedang dikirim.
• Informasi Pengirim dan Penerima: Surat ini juga mencantumkan informasi tentang pengirim dan penerima barang, termasuk alamat mereka. Ini penting untuk keperluan identifikasi dan komunikasi.

Dokumen Resmi

• Bukti Pengiriman: Surat ini berfungsi sebagai bukti bahwa pengiriman barang telah dilakukan. Ini memberikan kepastian kepada pihak-pihak yang terlibat bahwa barang telah diterima oleh pihak yang berhak menerimanya.
• Persyaratan Administratif: Surat ini seringkali diperlukan untuk keperluan administratif, seperti pelacakan inventaris, pencatatan akuntansi, dan audit. Dokumen ini membantu menciptakan catatan resmi tentang pergerakan barang.

Pemantauan dan Pelacakan

• Pelacakan Pengiriman: Surat ini barang dapat digunakan sebagai referensi untuk melacak pergerakan barang selama pengiriman. Ini membantu pihak-pihak terkait untuk mengetahui di mana barang berada dan kapan diterima.

Pemisahan Tanggung Jawab

• Pemisahan Tanggung Jawab Hukum: Surat ini juga dapat membantu dalam pemisahan tanggung jawab hukum antara pengirim dan penerima. Jika terjadi masalah selama pengiriman, surat ini dapat menjadi dasar untuk menentukan siapa yang bertanggung jawab.

Keperluan Pajak dan Bea Cukai

• Dokumen Pajak dan Bea Cukai: Surat ini juga sering diperlukan untuk keperluan pajak dan bea cukai. Ini membantu dalam pemenuhan kewajiban perpajakan dan bea cukai.

Dengan demikian, surat jalan barang memiliki peran yang sangat penting dalam mengelola dan melacak pergerakan barang selama proses pengiriman.

Peran Surat Jalan Barang

Peran surat jalan barang dalam konteks laporan transaksi:

Lembar Putih

Jika dengan “Lembar Putih” Anda merujuk pada salinan atau cetakan dari surat jalan barang, maka peran “Lembar Putih” ini mungkin sebagai salinan yang diberikan kepada penerima barang. Ini berfungsi sebagai bukti penerimaan barang dan dapat digunakan untuk keperluan administratif dan akuntansi.

Lembar Merah

“Lembar Merah” tidak umumnya terkait dengan surat jalan barang secara khusus. Namun, dalam beberapa kasus, perusahaan atau pihak pengirim dapat menggunakan tanda atau cap warna merah pada salinan surat jalan atau dokumen lain untuk menandai pentingnya dokumen tersebut, misalnya, sebagai peringatan atau tanda keamanan.

Catatan Laporan Transaksi

Surat jalan barang dapat berfungsi sebagai catatan laporan transaksi. Informasi yang terdapat dalam surat jalan, seperti daftar barang, jumlah, berat, dan informasi pengirim serta penerima, dapat digunakan dalam pembuatan laporan transaksi bisnis. Ini membantu dalam pencatatan akuntansi dan pemantauan arus barang.

Secara umum, peran surat ini melibatkan pencatatan, pelacakan, dan dokumentasi pergerakan barang dari pengirim ke penerima. Dokumen ini juga dapat membantu dalam pemenuhan persyaratan administratif, perpajakan, dan keperluan hukum lainnya. Jadi, dalam konteks laporan transaksi, surat ini dapat menjadi sumber informasi yang penting untuk mencatat transaksi bisnis yang melibatkan pengiriman barang.

Cara membuat surat jalan barang/pengiriman

Membuat surat jalan barang atau pengiriman melibatkan beberapa langkah untuk memastikan bahwa informasi yang diperlukan tercakup dengan jelas. Berikut adalah panduan umum untuk membuat surat tersebut:

1. Informasi Pengirim

• Nama perusahaan atau individu pengirim.
• Alamat pengirim.

2. Informasi Penerima

• Nama perusahaan atau individu penerima.
• Alamat penerima.

3. Nomor dan Tanggal

• Nomor surat jalan (nomor referensi unik).
• Tanggal pembuatan surat jalan.

4. Deskripsi Barang

• Nama barang atau deskripsi singkat.
• Jumlah barang.
• Berat barang (opsional).
• Nomor identifikasi (jika ada).

5. Instruksi Pengiriman

• Metode pengiriman (misalnya, pengiriman darat, udara, laut).
• Nama dan alamat pihak ketiga (jika ada).

6. Tanda Tangan dan Stempel

• Tempat untuk tanda tangan pengirim.
• Stempel perusahaan (jika ada).

Pastikan bahwa informasi yang tercantum sesuai dengan persyaratan perusahaan dan kebutuhan pengiriman. Selain itu, perhatikan bahwa beberapa perusahaan atau negara mungkin memiliki persyaratan khusus terkait format atau informasi yang harus dimasukkan dalam surat jalan barang.

Contoh surat jalan barang

Berikut ini adalah contoh format sederhana surat jalan barang. Anda dapat menyesuaikan format ini sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan perusahaan Anda:

[Logo Perusahaan]

[Informasi Pengirim]

Nama Perusahaan Pengirim

Alamat Pengirim

Nomor Telepon Pengirim

[Informasi Penerima]

Nama Perusahaan Penerima

Alamat Penerima

Nomor Telepon Penerima

[Nomor Surat Jalan]                [Tanggal]

**Deskripsi Barang:**

No   | Nama Barang                | Jumlah   | Berat

—————————————————–

1.   | Monitor LCD 24″           | 10       | 100 kg

2.   | Keyboard Wireless         | 20       | 15 kg

3.   | Mouse Optik               | 30       | 5 kg

**Instruksi Pengiriman:**

Metode Pengiriman: Pengiriman Darat

Pihak Ketiga (jika ada): [Nama dan Alamat]

Tanda Tangan Pengirim: ______________          Stempel Perusahaan: [Stempel]

Pastikan untuk mengganti informasi seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, nomor surat jalan, dan deskripsi barang dengan data yang sesuai dengan pengiriman yang dilakukan. Selain itu, Anda bisa menyesuaikan format ini sesuai dengan kebijakan dan prosedur internal perusahaan Anda.

Dalam dunia logistik dan distribusi, efisiensi dan visibilitas menjadi kunci sukses. Memastikan setiap langkah pengiriman terkelola dengan baik tidak hanya meningkatkan produktivitas, tetapi juga meminimalkan risiko kesalahan. Itulah mengapa kami merekomendasikan penerapan Transportation Management System (TMS) dari TransTRACK.

Dengan TMS dari TransTRACK, Anda akan mendapatkan:

• Pemantauan Real-Time: Lacak pergerakan barang Anda dari pengiriman hingga penerimaan secara real-time. Dengan visibilitas yang tinggi, Anda dapat mengatasi potensi kendala dengan cepat.
• Optimasi Rute: Tingkatkan efisiensi pengiriman dengan mengoptimalkan rute dan pengelolaan kendaraan. Ini tidak hanya menghemat waktu tetapi juga mengurangi biaya operasional.
• Manajemen Persediaan: TMS membantu Anda mengelola persediaan dengan lebih baik, mengurangi risiko kekurangan atau kelebihan persediaan.
• Automasi Dokumen: Dengan kemampuan otomatisasi, surat jalan barang, faktur, dan dokumen lainnya dihasilkan dengan cepat dan akurat.
• Integrasi Sistem: TMS TransTRACK dapat diintegrasikan dengan sistem lain yang Anda gunakan, memberikan solusi terpadu untuk kebutuhan logistik Anda.

Jangan biarkan peluang ini terlewatkan. Segera adopsi Transportation Management System dari TransTRACK dan saksikan perubahan positif dalam rantai pasok Anda.