Pelajari Apa itu Procurement: Pengertian, Jenis, dan Tahapan Prosesnya

Procurement adalah suatu kegiatan penting dalam menjaga kelangsungan operasional suatu perusahaan. Tanpa adanya proses ini, perusahaan akan kesulitan dalam memenuhi kebutuhan, baik itu kebutuhan internal maupun kebutuhan untuk pelanggan.

Dalam proses ini tidak boleh dilakukan secara sembarangan, ada beberapa pertimbangan dan tahapan agar proses ini berjalan dengan lancar. Proses ini juga terdiri dari beberapa jenis. Perlu adanya analisa yang matang untuk menentukan jenis procurement apa yang dibutuhkan.

Ingin tahu seberapa penting fungsi dari proses ini dalam sebuah bisnis atau perusahaan? Yuk, simak artikel TransTRACK berikut!

Apa Itu Procurement?

Procurement adalah suatu proses pengadaan barang dan jasa yang umumnya dilakukan oleh perusahaan atau instansi untuk memperoleh barang atau jasa tertentu. Dalam konteks bisnis, proses ini memiliki peran penting dalam menjaga kelangsungan operasional. Secara sederhana, proses ini melibatkan serangkaian langkah untuk mendapatkan barang atau jasa dengan efisien, efektif, dan sesuai dengan kebutuhan.

Proses ini harus direncanakan dengan baik, agar mendapatkan hasil yang maksimal. Kesalahan dalam perencanaan proses ini dapat mengakibatkan kerugian terhadap perusahaan.

Jenis-Jenis Procurement

Terdapat berbagai jenis procurement yang dapat diterapkan, masing-masing dengan karakteristik dan proses yang berbeda. Berikut adalah beberapa jenis-jenis proses ini yang umum digunakan:

Direct Procurement

Direct procurement adalah sebuah proses perolehan barang atau jasa yang secara langsung terkait dengan produksi barang atau penyediaan layanan inti suatu perusahaan. Fokus utamanya adalah pada aspek-aspek yang memiliki dampak langsung pada produk atau layanan yang dihasilkan.

Contoh direct procurement adalah pengadaan bahan mentah, komponen mesin, atau barang retail untuk dijual kembali.

Indirect Procurement

Indirect procurement melibatkan perolehan barang atau jasa yang tidak secara langsung terlibat dalam produksi barang atau layanan inti bisnis. Jenis proses ini sifatnya sebagai pendukung kegiatan operasional dan administratif perusahaan. Ini melibatkan aspek-aspek yang bersifat umum dan tidak langsung mempengaruhi produk atau layanan yang dihasilkan oleh perusahaan. 

Beberapa contoh dari proses ini, yaitu: pengadaan alat tulis kantor, perbaikan AC, hingga pengadaan furniture.

Goods Procurement

Jenis proses ini yang paling umum dan mendasar adalah goods procurement. Ini melibatkan perolehan produk fisik, seperti bahan baku, komponen, atau produk jadi. Pengadaan barang seringkali berkaitan dengan rantai pasokan dan strategi untuk memastikan ketersediaan bahan-bahan yang diperlukan untuk produksi atau penjualan.

Walaupun erat kaitannya dengan kebutuhan barang secara fisik, pengadaan software juga bisa termasuk kedalam proses ini.

Services Procurement

Berbeda dengan goods procurement, services procurement lebih fokus pada perolehan layanan atau jasa. Ini bisa mencakup konsultasi, pemeliharaan, perawatan, atau layanan teknologi informasi. Pengadaan jasa seringkali memerlukan evaluasi keterampilan, pengalaman, dan keandalan penyedia layanan.

Sewa mobil, memanggil tukang service, menyewa jasa marketing adalah contoh dari services procurement.

Proses dalam Procurement

Proses ini melibatkan beberapa tahapan yang penting untuk memastikan perusahaan memperoleh barang atau jasa yang diperlukan dengan efisien dan efektif. Tahapan-tahapan tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:

Analisis Kebutuhan

Langkah pertama dalam proses ini adalah melakukan analisis kebutuhan dari perusahaan. Proses analisis umumnya dilakukan oleh divisi perusahaan yang bertugas dengan mengajukan kebutuhan yang diinginkan menuju pihak procurement. Analisis kebutuhan dilakukan untuk menghindari pengeluaran yang tidak perlu dan memastikan bahwa barang atau jasa yang diajukan benar-benar dibutuhkan.

Persetujuan

Setelah melakukan analisis, proses selanjutnya adalah persetujuan dari pihak manajemen. Tidak semua rincian kebutuhan yang diajukan oleh tiap-tiap divisi akan disetujui secara langsung. Persetujuan yang dilakukan oleh tim manajemen memungkinkan perusahaan untuk melakukan pengadaan barang atau jasa

Pemilihan Supplier

Langkah selanjutnya dalam proses ini adalah pemilihan supplier menggunakan Request for Quotation (RFQ). Tahapan ini melibatkan negosiasi harga dan kontrak dengan supplier terpilih. Proses ini penting untuk membangun hubungan baik dengan supplier dan memastikan perusahaan memperoleh harga yang kompetitif.

Purchasing

Setelah kontrak ditandatangani, selanjutnya adalah proses purchasing. Ini mencakup pembuatan dokumen purchase order (PO) kepada supplier atau vendor. Dalam dokumen PO ini berisi informasi mengenai barang-barang atau jasa apa saja yang akan dibeli. Semua barang atau jasa yang diterima akan mengacu pada dokumen PO.

Penerimaan dan Pengecekan

Pada tahap ini barang atau jasa yang diterima akan dicek kesesuaiannya dengan informasi yang ada pada dokumen PO sebelumnya. Proses pada tahap ini harus benar-benar dilakukan dengan teliti untuk memastikan tidak ada kerusakan atau kekurangan barang atau jasa.

Evaluasi Pasca Pengadaan

Setelah selesai, tahap evaluasi pasca pengadaan penting untuk memahami kinerja proses. Ini melibatkan peninjauan keseluruhan proses untuk mengidentifikasi potensi perbaikan dan efisiensi. Pelaporan hasil proses ini akan diberikan kepada pihak-pihak yang terlibat, termasuk manajemen dan pihak yang melakukan pengadaan sebagai bahan evaluasi.

Dalam dunia bisnis yang terus berkembang, pengadaan barang dan jasa memainkan peran kunci dalam menjaga kelancaran operasional. Dengan memahami apa itu procurement, jenis-jenisnya, dan proses-proses yang terlibat, perusahaan dapat mengambil langkah-langkah yang tepat untuk memastikan perolehan barang atau jasa yang efisien dan efektif.

Untuk mengoptimasi proses ini dalam suatu bisnis atau perusahaan, pemanfaatan teknologi Fleet Management System (FMS) dari TransTRACK akan sangat membantu. Fleet Management System adalah solusi teknologi yang dirancang untuk memantau dan mengelola armada kendaraan suatu perusahaan. Ketika diintegrasikan dengan proses procurement, FMS dapat mengoptimalkan berbagai aspek dalam pengadaan barang atau jasa.

Penerapan Fleet Management System dalam aktivitas procurement dapat membawa manfaat besar untuk meningkatkan efisiensi, transparansi, dan kontrol atas seluruh rantai pasokan. Cari tahu lebih lanjut mengenai informasi FMS ini dengan menghubungi TransTRACK.

Semoga artikel ini bermanfaat dan memberikan wawasan lebih dalam tentang pengadaan atau procurement dalam konteks bisnis.