Pengenalan Lean Warehousing & Kegunaannya untuk Gudang

Lean warehousing, apa itu? Menghadapi berbagai kendala dalam mengelola gudang, pendekatan ramping. Kami siap berbagi seluruh informasi yang diperlukan tentang konsep lean warehousing, mulai dari kelebihannya serta prinsip yang mendasarinya, hingga praktik terbaik yang bisa diikuti dan lebih jauh lagi.

Tidak hanya itu, kami akan mengenalkan Anda pada teknologi solusi penyimpanan otomatis dan sistem canggih pengelolaan inventaris di perusahaan kami. Semua ini dirancang untuk membantu Anda menerapkan pendekatan ramping dalam operasional gudang Anda.

Apa yang dimaksud dengan lean warehousing?

Lean warehousing merupakan strategi manajemen gudang yang bertujuan menghapus aktivitas atau proses dalam gudang yang menggunakan sumber daya namun tidak menghasilkan nilai tambahan. Tujuan utamanya adalah mengurangi pemborosan dan meningkatkan efisiensi.

Konsep ini awalnya dikembangkan di sektor manufaktur, khususnya dalam industri otomotif oleh perusahaan Toyota. Fokus utamanya adalah mengurangi limbah dan meningkatkan produktivitas.

Sebagai contoh, mari kita lihat proses pengambilan manual. Dalam pengambilan manual, operator gudang harus mengacu pada daftar pengambilan dan mencari lokasi pengambilan secara manual. Meskipun menggunakan sumber daya seperti waktu dan tenaga, proses ini tidak memberikan nilai tambah kepada pelanggan.

Untuk mengatasi pemborosan sumber daya yang timbul akibat pengambilan manual, menerapkan pendekatan lean warehousing dapat berarti memanfaatkan solusi otomatisasi dalam proses pengambilan.

Penerapan Lean Warehousing

Konsep 5S adalah elemen dasar dari semua pendekatan lean warehousing, termasuk dalam lingkup pergudangan ramping.

Asas-asas ini memiliki potensi untuk membantu menciptakan lingkungan kerja yang efisien, tertata rapi, dan aman saat diimplementasikan dalam setiap segi operasional gudang — dari susunan ruang gudang hingga metode pengambilan dan proses pengepakan barang.

Prinsip-prinsip 5S (dan prinsip-prinsip tradisional Jepang lainnya) mencakup:

1. Sort and Organize

Konsep Klasifikasi mengindikasikan bahwa setiap item yang berada dalam gudang harus dinilai secara menyeluruh untuk memastikan kebermanfaatannya. Barang-barang yang sudah tua, kelebihan jumlah, atau jarang digunakan sebaiknya dihapuskan.

Dalam menerapkan prinsip Klasifikasi, langkah yang diambil adalah menghilangkan semua item yang jarang digunakan dan mengeluarkan barang yang tidak diperlukan di dalam gudang. Ini termasuk peralatan dan perlengkapan yang tidak lagi terpakai.

Apabila Anda memiliki stok barang dengan perputaran rendah dan telah tersimpan dalam waktu yang lama, bijaksanalah untuk menyimpannya di area penyimpanan terpisah. Ini bertujuan untuk memberi ruang lebih di gudang utama. Dengan cara ini, akan lebih mudah bagi staf gudang untuk menemukan barang yang mereka perlukan, sehingga mengoptimalkan efisiensi operasional.

2. Set in Order

Prinsip Arrange in Order mengungkapkan bahwa barang seharusnya ditempatkan di lokasi tertentu berdasarkan seberapa sering digunakan, memastikan aksesibilitasnya saat dibutuhkan.

Dalam menerapkan prinsip Arrange in Order, susunlah inventaris Anda dengan teliti agar mudah ditemukan dan dijangkau.

Contohnya, Anda bisa mengadopsi pendekatan analisis ABC untuk mengelompokkan barang berdasarkan nilai dan tingkat perputarannya.

Tempatkan barang yang sering bergerak (kategori A) di area yang mudah dijangkau, seperti dekat zona pengiriman. Sedangkan, barang yang bergerak lambat (kategori C) dapat disimpan di lokasi yang jarang digunakan, seperti di mezzanine atau sudut belakang gudang Anda.

3. Shine and Clean

Dalam menerapkan prinsip Shine and Clean, perhatikan hal di bawah ini: 

• Tetapkan jadwal rutin untuk aktivitas pembersihan dan pengorganisasian: Buat rencana yang teratur untuk menyapu, menghilangkan debu, serta membersihkan dan merawat lantai. Juga, pastikan untuk membersihkan permukaan dan membuang sampah secara teratur. Anda dapat menugaskan karyawan gudang atau mempertimbangkan menggunakan layanan pembersihan profesional.
• Manfaatkan rak, lemari, dan tempat sampah: Pastikan barang-barang disusun dengan teratur dan mudah dijangkau. Implementasikan sistem label atau kode

Standardize Processes

Standar (Seiketsu) Prinsip Standarisasi menyatakan bahwa diperlukan pembentukan dan penerapan proses, prosedur, serta panduan yang konsisten guna menjaga efisiensi.

Dalam menerapkan prinsip Standarisasi, perhatikan hal di bawah ini:

• Catat secara tertulis proses dan prosedur yang digunakan di dalam gudang: Ini melibatkan langkah-langkah dari awal hingga akhir dalam alur kerja, pengelolaan inventaris, pemenuhan pesanan, penerimaan barang, pengambilan, proses pengepakan, hingga pengiriman. Catat setiap variasi atau hal yang tidak efisien dalam proses tersebut.
• Telusuri dan analisis proses yang sudah terdokumentasi, identifikasi area di mana praktik terbaik dapat diterapkan: Langkah ini melibatkan penemuan cara paling efisien dan efektif dalam melaksanakan tugas, mengurangi pemborosan, serta meningkatkan produktivitas secara keseluruhan. Bandingkan dengan standar industri dan cari masukan dari karyawan yang berperan langsung dalam proses ini.

Sustain Through The Process

Prinsip Sustain menyatakan bahwa keempat prinsip sebelumnya (Klasifikasi, Tertata dengan Keteraturan, Bercahaya, dan Standar) harus dijaga secara konsisten guna membangun budaya perbaikan yang berlangsung terus-menerus.

Dalam menerapkan prinsip Pemeliharaan:

• Lakukan audit secara berkala: Identifikasi area yang membutuhkan perbaikan dan pastikan bahwa standar yang telah ditetapkan tetap dijaga. 
• Berikan pelatihan berkelanjutan: Terus tegaskan pentingnya prinsip-prinsip 5S dan pastikan bahwa seluruh staf gudang memahami cara menerapkannya dengan benar. 
• Apresiasi karyawan gudang: Berikan penghargaan kepada staf yang mempertahankan standar yang tinggi. Ini dapat meningkatkan semangat dan kepuasan kerja mereka, serta mendorong rekan-rekan operator lainnya untuk mengikuti contoh yang baik.

Keuntungan Menerapkan Lean Warehousing

Penerapan konsep lean warehousing mampu mengurangi pemborosan, menghilangkan langkah-langkah yang tidak perlu, serta meningkatkan produktivitas dan efisiensi operasi di lingkungan gudang Anda.

Manfaat utama dari pendekatan pergudangan ramping mencakup:

• Meningkatkan Efisiensi: Pergudangan ramping difokuskan pada eliminasi kegiatan gudang yang sia-sia, seperti produksi berlebihan dan penyimpanan inventaris yang tidak diperlukan. Dengan mengidentifikasi dan menghilangkan aktivitas yang tidak menambah nilai, tingkat efisiensi dapat ditingkatkan.
• Memperkuat Keamanan Karyawan: Pendekatan pergudangan ramping memberi prioritas pada keselamatan lingkungan kerja dengan memanfaatkan otomatisasi gudang untuk menghindari risiko bekerja di ketinggian atau area yang sulit dijangkau, mengurangi kekacauan, serta menghilangkan praktik kerja yang berpotensi membahayakan.
• Meningkatkan Semangat Kerja Karyawan: Filosofi Lean mendorong partisipasi dan pemberdayaan karyawan. Dengan melibatkan tim karyawan dalam upaya perbaikan berkelanjutan, Anda dapat merangsang keterikatan dan memungkinkan anggota tim merasa dihargai dan termotivasi untuk berkontribusi dalam kesuksesan gudang secara keseluruhan.

Kesimpulan 

Secara umum, penerapan lean warehousing yang efisien adalah pendekatan yang berpotensi memberikan manfaat signifikan bagi peningkatan kinerja bisnis Anda. Ini mampu mengurangi pengeluaran dan memperbaiki efisiensi dalam berbagai aspek.

Namun, ada beberapa hambatan yang perlu diperhitungkan saat melaksanakannya. Anda dapat mengatasi kendala ini melalui perencanaan yang cermat serta melibatkan komitmen dari semua lapisan dalam organisasi.

Untuk meningkatkan efisiensi dalam pengiriman barang, perusahaan dapat menggunakan teknologi Fleet Management System (FMS) seperti TransTRACK, yang membantu dalam pemantauan dan manajemen armada kendaraan dengan cara yang efisien dan efektif.

Melalui TransTRACK, perusahaan dapat memperoleh informasi yang akurat dan waktu nyata tentang posisi kendaraan, kondisi kendaraan dan pengemudi, serta mengawasi penggunaan bahan bakar. Ini akan membantu perusahaan dalam mengoptimalkan rute pengiriman, mengurangi biaya operasional, dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.