Delivery Note: Pahami Fungsi, Jenis dan Perbedaannya dengan Delivery Order

Delivery note adalah salah satu istilah yang sering muncul dalam industri logistik dan pengiriman barang. Note ini merupakan bagian penting dalam pengiriman karena menyertakan beberapa informasi penting. Selain itu, masih banyak juga yang menganggap bahwa delivery note sama dengan delivery order, padahal keduanya berbeda.

Dalam artikel ini, TransTRACK akan membahas apa itu nota pengiriman secara lengkap, mulai dari fungsi, jenis, dan juga perbedaanya dengan delivery order. Langsung saja simak informasinya di bawah ini.

Apa Itu Delivery Note?

Delivery Note, atau dalam bahasa Indonesia sering disebut “nota pengiriman,” adalah sebuah dokumen tertulis yang digunakan dalam proses pengiriman barang. Dokumen ini mengandung informasi yang penting mengenai barang yang akan dikirim, termasuk jumlah, jenis barang, serta rincian lain yang relevan. Note ini juga berisi informasi tentang penerimaan barang oleh penerima, seperti tanda tangan dan tanggal penerimaan.

Dalam prakteknya, note ini merupakan bukti fisik bahwa suatu barang telah dikirim dan diterima dengan baik oleh pihak yang bersangkutan. Dokumen ini biasanya disertakan bersama dengan barang yang dikirim, dan penerima barang akan memeriksanya sebelum barang diterima.

Fungsi Delivery Note

Fungsi note ini tidak hanya sekedar mencatat pengiriman dan penerimaan barang, tetapi juga memiliki sejumlah peran penting yang mendukung efisiensi operasi bisnis. Di bawah ini, adalah beberapa fungsi nota pengiriman yang perlu Anda ketahui:

Bukti Penerimaan

Fungsi utama dari nota pengiriman adalah sebagai bukti tertulis bahwa pihak penerima telah menerima barang yang dikirim. Ini mencakup tanda tangan penerima dan tanggal penerimaan. Dengan adanya bukti ini, perusahaan pengirim dan pihak penerima memiliki rekaman yang jelas tentang penerimaan barang, yang dapat menghindari perselisihan di kemudian hari. 

Pemantauan Stok

Nota pengiriman juga memiliki peran dalam pemantauan stok barang. Saat sebuah pengiriman dilakukan, note ini mencatat jumlah barang yang telah dikirim. Ini membantu perusahaan untuk memantau stok barang dengan lebih akurat. Ketika barang diterima, catatan tersebut juga mencerminkan pengurangan stok. Hal ini sangat penting untuk menghindari overstock atau kehabisan stok, yang dapat mempengaruhi efisiensi operasional.

Dokumentasi Transaksi

Transaksi pengiriman yang rinci juga dicatat dalam note ini. Informasi yang dicantumkan dalam dokumen ini meliputi rincian barang yang dikirim, seperti nama barang, nomor seri (jika ada), jumlah, dan deskripsi. Note ini juga mencakup informasi penerima, termasuk nama dan alamatnya. Dengan adanya catatan ini, perusahaan dapat melacak setiap pengiriman secara historis, serta membantu mencatat pendapatan dan biaya terkait pengiriman.

Bukti Klaim Asuransi

Ketika terjadi kerusakan atau kehilangan barang selama pengiriman, note ini dapat digunakan sebagai bukti klaim asuransi. Dokumen ini mencatat kondisi barang saat pengiriman dilakukan dan tanda tangan penerima. Note ini membantu asuransi dalam menentukan klaim yang sah.

Pengingat Utang

Untuk transaksi yang melibatkan pembayaran di kemudian hari, note ini dapat digunakan sebagai pengingat utang. Dokumen ini mencantumkan persyaratan pembayaran, termasuk tanggal jatuh tempo dan jumlah yang harus dibayar. Artinya nota pengiriman membantu dalam manajemen kas dan pelacakan pembayaran.

Jenis-Jenis Delivery Note

Terdapat beberapa jenis yang dapat digunakan dalam berbagai situasi. Berikut beberapa di antaranya:

Delivery Note Standar

Delivery note standar adalah jenis yang paling umum digunakan dalam proses pengiriman barang. Dokumen ini mencantumkan rincian dasar pengiriman seperti jenis barang, jumlah, dan alamat penerima.

Note jenis ini digunakan untuk pengiriman barang biasa di mana tidak ada persyaratan khusus atau instruksi tambahan. Dokumen ini mencatat informasi yang diperlukan untuk menciptakan bukti penerimaan.

Delivery Note Berganda

Selanjutnya ada delivery note berganda yang digunakan ketika barang dikirim dalam beberapa kiriman dan mengharuskan dokumen yang terpisah untuk setiap pengiriman.

Biasanya, note berganda berguna untuk pengiriman yang lebih kompleks, seperti ketika sejumlah besar barang dikirim dalam pengiriman terpisah ke berbagai alamat atau penerima yang berbeda. Note ini memudahkan pelacakan untuk setiap pengiriman yang berbeda.

Delivery Note Konsinyasi

Delivery note konsinyasi digunakan ketika barang dikirim dengan persyaratan pembayaran setelah barang terjual. Dokumen ini mencantumkan persyaratan pembayaran yang harus dipenuhi oleh pihak penerima.

Dokumen ini sering digunakan dalam bisnis konsinyasi, di mana barang dikirim ke penerima untuk dijual, tetapi pembayaran kepada pengirim dilakukan setelah barang terjual. Note ini mencatat barang yang diserahkan kepada penerima, serta perjanjian pembayaran yang diberlakukan.

Delivery Note Rincian Berat

Jenis nota pengiriman ini digunakan saat pengiriman barang memiliki berat yang bervariasi. Dokumen ini mencantumkan berat yang tepat untuk setiap item yang dikirim.

Note ini digunakan dalam pengiriman barang seperti logam, batu bara, atau bahan lain yang beratnya dapat bervariasi. Note ini membantu dalam pencatatan berat yang akurat untuk tujuan pembayaran dan pelacakan.

Perbedaan Delivery Note dan Delivery Order

Seringkali, orang bingung dengan perbedaan delivery note dan delivery order, karena keduanya terkait dengan proses pengiriman barang. Namun, ada perbedaan penting di antara keduanya:

Delivery note adalah dokumen yang mengkonfirmasi pengiriman barang dan mencatat penerimaan barang oleh pihak penerima. Ini digunakan untuk tujuan bukti dan pemantauan stok.

Sementara, delivery order adalah instruksi yang diberikan oleh pihak pengirim kepada pihak yang akan melakukan pengiriman. Ini mencantumkan rincian pengiriman, termasuk jenis barang, alamat penerima, dan instruksi pengiriman.

Sederhananya, delivery note adalah catatan tentang apa yang telah dikirim, sementara delivery order adalah instruksi tentang apa yang harus dikirim. Keduanya merupakan bagian penting dalam proses pengiriman barang.

Dalam dunia logistik dan manajemen rantai pasokan, pemahaman yang kuat tentang delivery note sangat penting. Delivery note adalah bukti tertulis tentang penerimaan barang, tetapi juga memiliki berbagai fungsi lain yang mempengaruhi operasi bisnis.

Seiring dengan perkembangan zaman, penggunaan teknologi akan mendukung proses manajemen logistik dan supply chain. Teknologi seperti Transportation Management System (TMS) dapat membantu perusahaan mengelola pengiriman dan dokumentasi seperti delivery note dengan lebih efisien.

TransTRACK menyediakan solusi TMS yang dapat membantu perusahaan dalam manajemen logistik dan pengiriman. Dengan mengintegrasikan teknologi ini dalam proses operasional bisnis, Anda dapat mengoptimalkan pengiriman barang dan meningkatkan efisiensi armada.
Untuk informasi lebih lanjut tentang solusi TMS, Anda bisa langsung mengunjungi website TransTRACK. Dengan langkah-langkah yang tepat, Anda dapat meningkatkan efisiensi operasi pengiriman barang dan memberikan layanan yang lebih baik kepada pelanggan.