Jenis, Komponen, Cara Menghitung, dan Menghemat Biaya Operasional

Biaya operasional, juga dikenal sebagai biaya operasional atau operational expenditure (OPEX) dalam bahasa Inggris, merujuk pada biaya yang terkait dengan menjalankan bisnis atau organisasi sehari-hari. Biaya ini dikeluarkan untuk menjaga operasi dan aktivitas rutin perusahaan agar tetap berjalan dengan lancar. 

Biaya operasional bertentangan dengan biaya modal (capital expenditure atau CAPEX), yang mencakup investasi jangka panjang dalam aset fisik seperti tanah, bangunan, peralatan produksi, dan teknologi baru. Biaya operasional adalah biaya berulang yang berkaitan dengan operasi sehari-hari, sementara biaya modal adalah investasi jangka panjang yang biasanya digunakan untuk meningkatkan atau memperluas bisnis. Cari tahu lebih dalam melalui artikel TransTRACK berikut ini!

Jenis Biaya Operasional

Biaya operasional dapat dibagi menjadi dua kategori utama berdasarkan sifatnya: Fixed Cost (Biaya Tetap) dan Variable Cost (Biaya Variabel). Berikut penjelasan singkat tentang kedua jenis biaya ini:

Fixed Cost (Biaya Tetap)

• Biaya tetap adalah biaya operasional yang tidak berubah terlepas dari seberapa banyak produk diproduksi atau layanan diberikan oleh perusahaan.
• Contoh biaya tetap termasuk sewa atau hipotek kantor atau fasilitas produksi, gaji karyawan yang bersifat tetap, asuransi, dan biaya bunga pinjaman tetap.
• Biaya tetap tidak bergantung pada tingkat produksi atau penjualan, dan mereka tetap konstan dalam jangka waktu tertentu.

Variable Cost (Biaya Variabel)

• Biaya variabel adalah biaya operasional yang berubah seiring dengan peningkatan atau penurunan tingkat produksi atau penjualan.
• Contoh biaya variabel meliputi bahan baku yang digunakan dalam produksi, upah produksi yang dibayarkan per unit produksi, biaya bahan kemasan, dan biaya distribusi.
• Biaya variabel meningkat ketika produksi atau penjualan meningkat dan berkurang ketika produksi atau penjualan menurun.

Klasifikasi biaya ini penting dalam perencanaan keuangan dan pengelolaan bisnis. Perusahaan harus memahami komposisi biaya operasionalnya, termasuk berapa persentase biaya yang bersifat tetap dan variabel, karena ini akan memengaruhi perhitungan laba bersih, titik impas (break-even point), dan keuntungan keseluruhan perusahaan. Dalam pengambilan keputusan, perusahaan juga harus mempertimbangkan bagaimana perubahan dalam volume produksi atau penjualan akan memengaruhi biaya operasionalnya.

Komponen Biaya Operasional

Komponen biaya operasional dapat dikelompokkan menjadi dua kategori utama: Biaya Langsung dan Biaya Tidak Langsung. Selain itu, biaya ini dapat dibagi lagi menjadi Biaya Produksi dan Biaya Non Produksi. Berikut penjelasan singkat tentang setiap komponen:

Biaya Langsung (Direct Costs)

• Biaya langsung adalah biaya yang secara langsung terkait dengan produksi atau penyediaan barang atau layanan. Biaya ini dapat diatribusikan langsung ke produk atau layanan tertentu.
• Contoh biaya langsung termasuk bahan baku, upah langsung (upah pekerja yang terlibat dalam produksi), dan biaya-biaya yang secara langsung terkait dengan produksi spesifik, seperti tenaga kerja langsung dan bahan baku yang digunakan untuk membuat suatu produk.

Biaya Tidak Langsung (Indirect Costs)

• Biaya tidak langsung adalah biaya yang tidak dapat diatribusikan langsung ke produk atau layanan tertentu. Mereka umumnya terkait dengan operasi keseluruhan perusahaan.
• Contoh biaya tidak langsung meliputi biaya listrik untuk seluruh fasilitas, gaji staf administratif, biaya administrasi, dan biaya operasional yang tidak dapat diidentifikasi secara langsung dengan produk atau layanan tertentu.

Biaya Produksi (Production Costs)

• Biaya produksi adalah biaya yang terkait langsung dengan proses produksi barang atau layanan. Ini mencakup biaya langsung, seperti bahan baku dan upah langsung, serta biaya overhead produksi yang terkait dengan produksi.
• Biaya overhead produksi bisa mencakup biaya peralatan, depresiasi, bahan bantu produksi, biaya energi produksi, dan biaya perawatan mesin.

Biaya Non Produksi (Non-Production Costs)

• Biaya non produksi adalah biaya yang tidak secara langsung terkait dengan produksi barang atau layanan. Ini termasuk biaya administratif, pemasaran, distribusi, dan fungsi bisnis lainnya yang tidak terlibat dalam produksi fisik produk.
• Contoh biaya non produksi meliputi biaya penjualan dan pemasaran, biaya administrasi umum, biaya penelitian dan pengembangan, serta biaya umum dan administratif.

Memahami komponen biaya operasional ini penting bagi perusahaan untuk mengelola dan mengendalikan pengeluaran mereka, menentukan harga produk atau layanan, dan menghitung margin keuntungan bersih. Hal ini juga membantu dalam perencanaan bisnis dan pengambilan keputusan strategis.

Cara Menghitung Biaya Operasional Armada

Menghitung biaya operasional armada adalah langkah penting dalam manajemen armada, terutama jika Anda memiliki armada kendaraan atau peralatan yang digunakan dalam operasi bisnis Anda. Berikut adalah langkah-langkah umum yang dapat Anda ikuti untuk menghitung biaya operasional armada:

Identifikasi Komponen Biaya

• Tentukan semua komponen biaya yang relevan yang terkait dengan armada Anda. Ini mungkin mencakup biaya bahan bakar, perawatan, asuransi, pembayaran kredit, biaya penyimpanan, pajak, dan biaya administratif lainnya yang berkaitan dengan armada.

Pengelompokkan Biaya

• Kelompokkan biaya tersebut menjadi dua kategori utama: biaya variabel dan biaya tetap. Biaya variabel, seperti bahan bakar, akan berubah berdasarkan penggunaan armada, sementara biaya tetap, seperti asuransi tahunan, tetap konstan dalam jangka waktu tertentu.

Menghitung Biaya Variabel

• Untuk biaya variabel, seperti bahan bakar, perhatikan jumlah bahan bakar yang digunakan oleh setiap kendaraan dalam armada selama periode waktu tertentu. Anda dapat menggunakan catatan pengisian bahan bakar atau sistem pelacakan armada jika Anda memilikinya. Kemudian, kalikan jumlah liter atau galon bahan bakar yang digunakan dengan harga per liter atau galon untuk mendapatkan total biaya bahan bakar.

Menghitung Biaya Tetap

• Biaya tetap seperti asuransi, pajak, dan pembayaran kredit dapat dibagi menjadi biaya per unit armada. Sebagai contoh, bagi biaya asuransi tahunan, bagi jumlah tersebut dengan jumlah kendaraan dalam armada untuk mendapatkan biaya asuransi per unit.

Tambahkan Semua Komponen Biaya

• Jumlahkan semua biaya variabel dan tetap untuk mendapatkan total biaya operasional armada Anda selama periode waktu tertentu.

Hitung Biaya per Unit

• Untuk mendapatkan biaya operasional per unit, bagi total biaya operasional dengan jumlah kendaraan dalam armada.

Analisis dan Perencanaan

• Setelah menghitung biaya operasional, analisis hasilnya. Ini dapat membantu Anda memahami seberapa efisien armada Anda beroperasi dan apakah ada ruang untuk penghematan atau perbaikan. Selain itu, Anda dapat menggunakan informasi ini untuk menghitung biaya operasional harian, bulanan, atau tahunan.

Penting untuk mencatat bahwa manajemen armada yang efektif melibatkan pemantauan dan analisis terus-menerus, karena biaya operasional armada dapat berubah seiring waktu dan perubahan dalam operasi bisnis. Selain itu, teknologi pelacakan armada dan perangkat lunak manajemen armada dapat membantu Anda mengotomatisasi pengumpulan data biaya operasional dan analisisnya.

Cara Menghemat Biaya Operasional Armada

TransTRACK adalah salah satu perusahaan yang menyediakan solusi Fleet Management System (FMS) yang dapat membantu dalam mengelola dan mengoptimalkan biaya operasional armada. Berikut adalah cara Anda dapat menghemat biaya operasional armada dengan menggunakan solusi Fleet Management System dari TransTRACK atau penyedia serupa:

Pemantauan Kinerja Armada

• Gunakan solusi FMS untuk melacak kinerja setiap kendaraan dalam armada Anda. Anda dapat memantau seberapa efisien kendaraan dalam hal konsumsi bahan bakar, waktu perjalanan, dan pola pengemudi. Identifikasi kendaraan yang mungkin memerlukan perawatan lebih intensif atau pembaruan.

Optimasi Rute Perjalanan

• Solusi FMS biasanya dilengkapi dengan fitur perencanaan rute yang dapat membantu Anda mengoptimalkan rute perjalanan. Ini dapat mengurangi jarak tempuh dan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas, mengurangi konsumsi bahan bakar, dan menghemat biaya operasional.

Penghematan Bahan Bakar

• Gunakan data yang dikumpulkan oleh FMS untuk memantau penggunaan bahan bakar. Identifikasi penggunaan bahan bakar yang tidak efisien atau kebocoran. Berdasarkan analisis ini, Anda dapat mengambil tindakan perbaikan, seperti pelatihan pengemudi atau perawatan rutin yang lebih baik.

Perawatan Preventif

• Gunakan informasi yang diberikan oleh FMS untuk mengatur perawatan preventif secara terjadwal. Ini akan membantu menghindari kerusakan besar dan mengurangi downtime yang tidak terduga.

Manajemen Pengemudi

• Pantau perilaku pengemudi, seperti kecepatan, akselerasi, dan pengereman agresif. FMS dapat membantu Anda melatih pengemudi agar mengemudi lebih efisien, yang dapat menghemat bahan bakar dan mengurangi biaya perbaikan.

Pengendalian Kecepatan

• Beberapa solusi FMS memiliki fungsi untuk membatasi kecepatan kendaraan. Ini dapat membantu mengurangi konsumsi bahan bakar dan risiko kecelakaan.

Manajemen Inventaris

• Gunakan solusi FMS untuk melacak inventaris dan pemakaian stok dalam armada Anda. Ini membantu menghindari kehilangan atau pemakaian yang tidak tercatat.

Integrasi dengan Sistem Pelaporan Keuangan

• Integrasi solusi FMS dengan sistem pelaporan keuangan Anda memudahkan Anda dalam memonitor biaya operasional armada dan membuat keputusan berdasarkan data yang akurat.

Pelatihan Pengemudi

• Gunakan data dari FMS untuk menyelenggarakan pelatihan pengemudi yang sesuai untuk meningkatkan kesadaran pengemudi dan efisiensi operasi.

Pemantauan dan Pemeliharaan Berkala

• Pastikan sistem FMS Anda beroperasi dengan baik dan perangkat kerasnya berfungsi dengan baik. Melakukan pemeliharaan berkala pada sistem tersebut akan membantu menjaga data yang akurat dan dapat diandalkan.

Dengan bantuan solusi Fleet Management System seperti yang disediakan oleh TransTRACK, Anda dapat mengotomatisasi banyak aspek manajemen armada dan mengoptimalkan operasi Anda, yang pada gilirannya akan membantu Anda menghemat biaya operasional armada. Pastikan untuk memanfaatkan berbagai fitur dan fungsionalitas yang disediakan oleh solusi tersebut untuk mencapai hasil yang terbaik.

Dalam mengelola armada kendaraan Anda, pengendalian biaya operasional adalah langkah penting untuk meningkatkan profitabilitas bisnis Anda. Solusi Fleet Management System dari TransTRACK adalah kunci untuk mencapai efisiensi dan penghematan yang signifikan dalam operasi armada Anda.

Dengan TransTRACK, Anda dapat:

• Memantau kinerja kendaraan secara real-time.
• Mengoptimalkan rute perjalanan dan mengurangi konsumsi bahan bakar.
• Melakukan perawatan preventif yang tepat waktu.
• Mengendalikan perilaku pengemudi untuk efisiensi dan keamanan.
• Melakukan manajemen inventaris yang efisien.
• Mendapatkan laporan yang akurat untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.

Dengan bantuan TransTRACK, Anda dapat menghemat biaya operasional, meningkatkan produktivitas armada, dan memastikan keselamatan pengemudi. Jangan biarkan biaya operasional armada menghambat pertumbuhan bisnis Anda. Cobalah TransTRACK sekarang untuk mengoptimalkan operasi armada Anda dan meningkatkan keuntungan Anda. Hubungi kami untuk mendapatkan demo dan informasi lebih lanjut!

Lakukan langkah selanjutnya menuju pengelolaan armada yang lebih efisien dan hemat biaya dengan TransTRACK. Klik di sini untuk memulai perjalanan Anda menuju penghematan biaya operasional dan keberhasilan bisnis yang lebih besar.