Tips Memilih Fleet Management Systems yang Tepat

Fleet Management Systems memiliki berbagai solusi di pasar, mungkin sulit untuk memilih salah satu yang terbaik untuk kebutuhan bisnis kita.

Perangkat lunak Fleet Management yang baik tidak hanya menawarkan fitur-fitur utama, tetapi juga harus mudah digunakan, mudah diintegrasikan dengan aplikasi dan sistem lain, dan secara teratur menyediakan pembaruan dan fitur baru. Mari kita pelajari lebih dekat lagi mengenai tips memilih Fleet Management System yang baik.

Tips Memilih Fleet Management Systems

Sebagai Fleet Manager, mengetahui seberapa efisien armada kita berjalan terkadang bisa menjadi tantangan. Fleet Management Systems dapat membantu dengan memberi kita akses ke data yang jelas dan dapat ditindaklanjuti mengenai kendaraan di seluruh armada yg kita punya. Fleet Management Systems adalah perangkat lunak yang memberikan wawasan berbasis data tentang pelacakan kendaraan GPS, Hours of Service (HOS), keselamatan, pemeliharaan kendaraan yang akan datang, dan banyak lagi. Perangkat lunak ini dirancang untuk meringankan beban Fleet Manager— dengan cara membantu mengurangi biaya, mempersingkat alur kerja, dan mengotomatiskan lebih banyak proses dalam operasi armada kita. Berikut tips untuk memilih Fleet Management untuk armadamu!

1. Kemudahan penggunaan dengan Fleet Management Systems

Perangkat lunak Fleet Management Systems harus memungkinkan kita untuk meningkatkan efisiensi operasional armada dan membantu dalam menghemat waktu. Ini berarti perangkat lunak Fleet Management Systems yang kita pilih harus mudah diinstal, intuitif, dan memudahkan kita mengakses informasi yang dibutuhkan dengan cepat. Solusi Fleet Management TransTRACK, misalnya.

Data yang dikumpulkan oleh Vehicle Gateway kemudian disajikan dalam dasbor yang mudah digunakan, di mana Fleet Manager dapat memeriksa lokasi kendaraan mereka, memberi tahu pengemudi tentang perubahan kondisi lalu lintas, dan  mengakses laporan seperti laporan Route Analytics untuk menganalisis rute.

[display-post-read-also]

2. Integrasi pada Fleet Management Systems

Solusi Fleet Management Systems yang memungkinkan kita mengintegrasikan beberapa sistem dapat membantu memastikan bahwa kita tidak melewatkan informasi penting.

TransTRACK menawarkan API terbuka yang memudahkan integrasi dengan alat pihak ketiga untuk perutean, pembuatan faktur, perangkat lunak SDM, dan lainnya. Jika kita sudah menggunakan perangkat lunak perutean, maka kita dapat dengan mudah mengintegrasikannya dengan perangkat lunak Fleet Management Systems TransTRACK. TransTRACK kemudian akan secara otomatis mengimpor rute kita, memungkinkan kita menganalisis kinerja rute yang direncanakan (menggunakan Routes Planned vs. Real Report), menyelidiki kinerja pengemudi, dan banyak lagi.

Ini memberi kita tampilan terkonsolidasi dari semua data yang relevan dengan operasi armada kita, memungkinkan tingkat visibilitas dan kontrol yang lebih besar dengan intervensi manual minimal.

3. Wawasan data pada Fleet Management Systems

Meskipun menerapkan Fleet Management Systems dapat memberi kita akses ke banyak data berguna tentang armada kita, terkadang banyaknya data tanpa konteks dapat membuat kita kewalahan. Sangat penting untuk menemukan solusi Fleet Management yang dapat membantu dalam menginterpretasikan data tersebut dan membuatnya dapat ditindaklanjuti.

Sejumlah penyedia telematika menangkap informasi tentang kesehatan kendaraan, lokasi, dan kebutuhan perawatan, tetapi TransTRACK menyajikan data tersebut melalui dasbor yang intuitif dan mudah digunakan. Dasbor ini memungkinkan kita untuk melihat dan menyortir data untuk menjawab pertanyaan apa pun yang mungkin kita miliki tentang armada kita.

kita dapat menggunakan dasbor untuk melihat berapa jam yang dimiliki setiap pengemudi saat merencanakan penugasan pekerjaan, menyetel peringatan khusus untuk memberi tahu kita jika seorang pengemudi melewati batas kecepatan yang ditetapkan, atau menggunakan tag untuk memfilter laporan kita dengan mudah. Misalnya, jika kita menjalankan perusahaan pengiriman nasional, kita dapat menandai kendaraan atau aset tertentu berdasarkan kota atau wilayah. Tag ini kemudian akan memudahkan untuk memfilter dan melihat data kita, memungkinkan kita melacak aset atau membandingkan area yang berbeda.

Jika keselamatan adalah prioritas kita, TransTRACK juga menyediakan Safety Inbox kepada Fleet Manager untuk membantu meminimalisir alur kerja terkait keselamatan. Di sinilah kita dapat menemukan daftar semua insiden terkait keselamatan yang dikumpulkan oleh kamera dasbor TransTRACK dan Gerbang Kendaraan serta meninjau rekaman yang terkait dengan setiap peristiwa. kita kemudian dapat memilih untuk menutup acara tersebut atau menandainya untuk tindakan lanjutan, seperti melatih pengemudi yang menunjukkan perilaku berbahaya.

4. Aplikasi seluler pengemudi

Pengemudi kita selalu dalam perjalanan tetapi mereka tetap bertanggung jawab untuk menyelesaikan tugas utama sebelum, selama, dan sesudah perjalanan mereka. Ini juga termasuk mengelola Jam Layanan mereka dan memastikan bahwa mereka berada di jalur yang tepat untuk melakukan pengiriman tepat waktu.

Akan sangat membantu untuk mencari solusi telematika yang menawarkan aplikasi seluler yang memungkinkan pengemudi kita mengakses informasi yang mereka butuhkan saat mereka sedang dalam perjalanan.

Katakanlah, misalnya, kita baru saja mendapatkan pekerjaan mendesak. Dengan menggunakan dasbor TransTRACK, kita dapat dengan cepat melihat lokasi semua kendaraan kita, dan menugaskan pekerjaan tersebut kepada pengemudi terdekat.

Pengemudi kemudian diberi tahu tentang pekerjaan baru, bersama dengan pembaruan lalu lintas atau rute apa pun, melalui  Aplikasi Pengemudi TransTRACK  dan dapat merencanakannya sesuai dengan itu. Pengemudi juga dapat menggunakan Aplikasi Pengemudi untuk membuat log tugas, mengakses catatan Jam Layanan, dan melihat skor keselamatan mereka.

Dasbor intuitif TransTRACK dan kumpulan produk terintegrasi membantu Fleet Manager menjaga kepatuhan armada mereka dan memberi mereka visibilitas yang lebih besar ke dalam operasi sehari-hari mereka.

Fitur Apa yang kita Butuhkan dalam Perangkat Lunak Fleet Management?

Setelah kita menetapkan skala dan anggaran kasar, kita dapat masuk ke bagian yang menyenangkan: apa yang kita dapatkan dari hal tersebut. Fitur-fitur ini termasuk dalam beberapa kategori:

• Manajemen Kendaraan
• Manajemen Pengemudi 
• Manajemen Insiden 
• Pelacakan

Fitur manajemen kendaraan adalah hal yang paling langsung terlihat untuk perangkat lunak Fleet Management. Ini termasuk catatan pemeliharaan, pendaftaran dan informasi pajak, dan banyak lagi. Alat canggih ini dapat mencakup analisis biaya kendaraan dan bantuan pembuangan. Sangat luar biasa untuk bisa memastikan standar peraturan dan fungsional bisa terpenuhi. Mematuhi standar tersebut akan membantu armada kita berjalan dengan lancar dan sesuai dengan kepatuhan.

Manajemen pengemudi, seperti namanya, berfokus pada pengorganisasian anggota tim kita dan semua yang menyertainya. Ini dapat menangani perizinan dan manajemen penalti. Mereka yang menyatukan kendaraan mereka di antara pengemudi sering kali dapat menemukan alat untuk membantu masalah logistik tersebut. 

Catatan keselamatan pengemudi dan kinerjanya juga dapat diatur di sini. Untuk pemilik dan manajer, ini memungkinkan akses langsung ke informasi untuk akuntabilitas dan kinerja. Ini juga berguna untuk masalah hukum yang dapat berasal dari berbagai industri yang menggunakan perangkat lunak Fleet Management.

Jika insiden terjadi, terdapat fitur umum pelacakan armada untuk manajemen insiden. Hal ini dapat menambah tingkat objektivitas dan organisasi ke proses manajemen insiden tersebut. Pengguna dapat melacak biaya, insiden, dan membebankan biaya kepada pengemudi dan asuransi sesuai kebutuhan. 

Akhirnya, sistem pelacakan memungkinkan beberapa data real time yang tersedia untuk semua aspek perusahaan. Seperti menjawab hal sederhana seperti “di mana kendaraan x”, hingga fitur yang lebih canggih seperti pelacakan dan analisis bahan bakar. Perangkat lunak ini dapat membantu kita menghilangkan pemborosan dengan telematika, perencanaan rute, dan lainnya. Ini juga menangani fungsi yang lebih mendasar seperti buku catatan dan perhitungan waktu kerja. Kedengarannya sederhana, tetapi penting untuk bisa memahami apa yang kita butuhkan.

Pertimbangan untuk memilih perangkat lunak Fleet Management yang tepat

Saat membandingkan beberapa solusi perangkat lunak, pertimbangkan beberapa aspek berikut dan bagaimana pengaruhnya terhadap manfaat yang kita peroleh dari perangkat lunak tersebut. 

Fitur

Sesuaikan fitur yang ditawarkan perangkat lunak dengan kebutuhan armada kita. Misalnya, jika kita memiliki pengemudi truk jarak jauh, kita mungkin ingin berinvestasi dalam perangkat lunak yang menyertakan cara untuk mengoptimalkan rute dan meningkatkan keselamatan pengemudi. 

Fleksibilitas

Bisnis kita akan mengalami perubahan dan kita memerlukan perangkat lunak Fleet Management yang dapat disesuaikan sehingga kita dapat menskalakan fitur dan manfaat sesuai kebutuhan. 

Dukungan pelanggan

Akhirnya, kita mungkin memerlukan bantuan dengan perangkat lunak. Sistem dukungan pelanggan yang kuat dari penyedia perangkat lunak dapat memastikan bahwa masalah teknis kecil pada perangkat lunak tidak menyebabkan penundaan yang tidak perlu dalam pengoperasian. 

Instalasi

Seberapa mudah pemasangan perangkat pada kendaraan armada kita? Apakah kita harus melakukan proses ini sendiri, atau akankah penyedia perangkat lunak yang melakukannya? Juga, tanyakan tentang biaya instalasi dan aktivasi perangkat lunak. Jangan lupakan aspek ini saat memilih perangkat lunak Fleet Management terbaik untuk perusahaan kita.

Dengan mengetahui tips untuk memilih Fleet Management System yang baik dan pertimbangan apa saja yang harus diketahui, maka kali ini saatnya untuk memilih Fleet Management System itu sendiri. Dengan menggunakan FMS di TransTRACK, kalian bisa mendapatkan setiap keuntungan yang telah disebutkan di atas. Segera beralih ke TransTRACK dan tinggalkan managemen armada yang buruk!