Cara Membuat Jadwal Preventive Maintenance yang Efektif dan Terstruktur

Dalam dunia industri dan logistik, kelancaran operasional sangat bergantung pada kondisi kendaraan dan peralatan yang digunakan setiap hari. Namun, banyak perusahaan masih bersikap reaktif—hanya melakukan perawatan ketika terjadi kerusakan. Pendekatan ini bukan hanya berisiko tinggi, tetapi juga dapat menimbulkan downtime yang merugikan dan biaya perbaikan yang tidak terduga.

Untuk menghindari hal tersebut, perusahaan perlu menerapkan jadwal preventive maintenance yang sistematis. Preventive maintenance memungkinkan perusahaan melakukan perawatan rutin sebelum kerusakan terjadi, menjaga aset tetap dalam kondisi optimal, dan memastikan operasional berjalan efisien.

Artikel TransTRACK ini akan membahas langkah-langkah praktis dalam menyusun jadwal preventive maintenance yang efektif, serta bagaimana teknologi seperti Vehicle Maintenance System (VMS) dapat mendukung implementasinya.

Tantangan Umum di Perusahaan Tanpa Jadwal Preventive Maintenance

Banyak perusahaan masih mengandalkan perbaikan reaktif saat peralatan mengalami kerusakan. Padahal, tidak adanya jadwal preventive maintenance (pemeliharaan terjadwal) dapat memicu berbagai dampak negatif yang merugikan, baik dari sisi biaya, waktu, maupun efisiensi operasional. Berikut ini beberapa tantangan umum yang sering muncul ketika perusahaan belum menerapkan strategi pemeliharaan preventif secara konsisten:

Downtime yang Tidak Terduga

Tanpa pemeliharaan terjadwal, kerusakan mesin atau peralatan bisa terjadi secara tiba-tiba, menyebabkan penghentian operasional mendadak yang mengganggu produktivitas dan menyebabkan keterlambatan layanan atau produksi.

Overbudget Akibat Perbaikan Mendadak

Perbaikan darurat seringkali memerlukan biaya lebih tinggi karena harus dilakukan segera, termasuk biaya suku cadang yang mendadak, tenaga kerja lembur, atau jasa teknisi eksternal.

Gangguan Operasional

Ketidakstabilan peralatan menyebabkan alur kerja terganggu, meningkatkan risiko kesalahan operasional, dan mengurangi efisiensi tim, yang berdampak langsung pada kinerja bisnis secara keseluruhan.

Bagaimana Cara Membuat Jadwal Preventive Maintenance

Untuk menjaga kelancaran operasional dan meminimalkan risiko kerusakan mendadak, perusahaan perlu menerapkan preventive maintenance secara sistematis. Berikut langkah-langkah praktis dalam menyusun jadwal preventive maintenance yang efektif:

Identifikasi Semua Aset Penting

Mulailah dengan mendata seluruh peralatan dan aset yang memiliki peran vital dalam proses operasional, seperti kendaraan, mesin produksi, dan perangkat pendukung lainnya.

Tentukan Interval Perawatan Berdasarkan Rekomendasi Pabrikan

Gunakan panduan dari produsen atau vendor terkait frekuensi perawatan ideal—misalnya setiap 3 bulan, 6 bulan, atau berdasarkan jam kerja atau kilometer penggunaan.

Buat Checklist Perawatan per Aset

Rinci aktivitas perawatan yang perlu dilakukan untuk masing-masing aset, seperti penggantian oli, pengecekan komponen, atau kalibrasi alat.

Tentukan Timeline dan PIC (Person in Charge)

Jadwalkan setiap aktivitas perawatan pada kalender kerja dan tunjuk petugas atau tim yang bertanggung jawab untuk masing-masing tugas.

Gunakan Spreadsheet atau Aplikasi Sederhana

Awalnya, spreadsheet seperti Excel atau Google Sheets bisa digunakan. Untuk skala lebih besar, pertimbangkan sistem manajemen aset atau aplikasi fleet management.

Monitoring dan Evaluasi Secara Berkala

Tinjau kembali efektivitas jadwal secara rutin untuk mengetahui apakah perlu penyesuaian, baik dalam hal interval, metode, atau tanggung jawab.

Kesalahan Umum dalam Menyusun Jadwal Maintenance

Membuat jadwal maintenance memang penting, namun jika tidak dirancang dan dijalankan dengan benar, justru bisa menimbulkan masalah baru. Banyak perusahaan melakukan kesalahan yang membuat program pemeliharaan menjadi tidak efektif. Berikut adalah beberapa kesalahan umum yang perlu dihindari:

Mengabaikan Riwayat Kerusakan

Tidak mempertimbangkan data kerusakan atau perawatan sebelumnya membuat jadwal menjadi kurang tepat sasaran. Riwayat ini seharusnya menjadi acuan untuk menentukan prioritas dan frekuensi pemeliharaan.

Jadwal Tidak Realistis atau Tidak Diikuti

Menyusun jadwal yang terlalu padat, tidak sesuai kapasitas tim, atau tidak mempertimbangkan waktu operasional bisa membuat jadwal tersebut diabaikan. Akibatnya, perawatan tidak dilakukan secara konsisten.

Tidak Ada Tanggung Jawab yang Jelas

Tanpa penugasan PIC (Person in Charge) yang spesifik, sering terjadi kebingungan atau kelalaian dalam pelaksanaan perawatan. Penunjukan tanggung jawab yang jelas penting agar setiap aktivitas bisa dijalankan sesuai jadwal.

Rekomendasi & Kesimpulan

Menerapkan jadwal preventive maintenance yang tepat merupakan langkah krusial untuk menjaga performa operasional, menghindari downtime, dan menghemat biaya jangka panjang. Namun, agar pelaksanaannya berjalan efektif dan konsisten, perusahaan memerlukan dukungan sistem yang terintegrasi dan mudah digunakan.

Vehicle Management System (VMS) dari TransTRACK dapat menjadi solusi yang ideal. Sistem ini tidak hanya membantu dalam menjadwalkan dan mengotomatiskan preventive maintenance, tetapi juga menyediakan fitur pelacakan riwayat perawatan, notifikasi otomatis, penugasan teknisi, dan laporan evaluasi berkala. Dengan VMS, seluruh proses pemeliharaan menjadi lebih efisien, terpantau, dan dapat diandalkan.

Kesimpulannya, menyusun jadwal maintenance secara manual berisiko menimbulkan kesalahan dan kelalaian. Untuk itu, penggunaan sistem seperti VMS sangat direkomendasikan guna mendukung efisiensi operasional dan memastikan aset kendaraan maupun peralatan selalu dalam kondisi optimal.

Agar proses ini berjalan lebih mudah, terstruktur, dan terpantau secara real-time, gunakan Vehicle Maintenance System dari TransTRACK. Sistem ini dirancang khusus untuk membantu perusahaan mengelola jadwal perawatan kendaraan dan aset secara digital, otomatis, dan efisien. Optimalkan performa kendaraan dan kurangi risiko kerusakan mendadak sekarang juga dengan VMS dari TransTRACK.

Hubungi tim kami untuk demo atau informasi lebih lanjut.