Tips Memilih Fleet Management Systems yang Tepat

Diposting pada April 1, 2025 oleh Nur Wachda Mihmidati

Dengan berbagai solusi Fleet Management Systems di pasar, mungkin sulit untuk memilih salah satu yang terbaik untuk kebutuhan bisnis kita.

Perangkat lunak Fleet Management yang baik tidak hanya menawarkan fitur-fitur utama, tetapi juga harus mudah digunakan, mudah diintegrasikan dengan aplikasi dan sistem lain, dan secara teratur menyediakan pembaruan dan fitur baru. Mari kita pelajari lebih dekat lagi mengenai tips memilih Fleet Management System yang baik bersama TransTRACK.

Apa yang dimaksud dengan fleet management system?

Fleet Management System (FMS) adalah sebuah sistem yang digunakan untuk mengelola dan mengawasi armada kendaraan atau peralatan dalam suatu perusahaan atau organisasi. Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi biaya, serta memastikan keselamatan dan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku.

Siapa yang membutuhkan fleet management system?

Fleet Management System (FMS) dibutuhkan oleh berbagai jenis perusahaan dan organisasi yang mengelola armada kendaraan atau peralatan. Berikut adalah beberapa sektor dan pihak yang umumnya membutuhkan sistem ini:

Perusahaan Logistik dan Transportasi:
Perusahaan pengiriman barang dan distribusi yang memiliki armada kendaraan untuk pengiriman dan transportasi barang. Misalnya, perusahaan kurir, truk pengangkut barang, atau pengelola armada bus.
Perusahaan Konstruksi:
Perusahaan yang menggunakan peralatan berat dan kendaraan untuk keperluan konstruksi seperti truk, bulldozer, crane, dan lainnya. Fleet management membantu dalam pemeliharaan peralatan dan kendaraan di lokasi konstruksi.
Perusahaan Penyewaan Kendaraan:
Perusahaan yang menyewakan kendaraan, seperti rental mobil, sepeda motor, atau kendaraan komersial lainnya, yang memerlukan pemantauan penggunaan dan pemeliharaan kendaraan.
Industri Pertambangan dan Energi:
Perusahaan di sektor energi dan pertambangan yang mengelola armada kendaraan dan alat berat untuk mengangkut material dan peralatan di lokasi tambang atau pengeboran.
Penyedia Layanan Darurat:
Layanan ambulans, pemadam kebakaran, dan layanan darurat lainnya yang memerlukan pemantauan kendaraan untuk memastikan respons cepat dan pemeliharaan kendaraan.
Perusahaan Pengangkutan Umum:
Operator bus, taksi, dan layanan ride-sharing yang memerlukan manajemen armada untuk efisiensi operasional dan pengalaman pelanggan.
Perusahaan Distribusi dan Ritel:
Perusahaan yang mengirimkan barang ke berbagai lokasi dan membutuhkan pengelolaan armada pengiriman untuk memastikan pengiriman tepat waktu dan efisien.
Industri Pertanian:
Perusahaan pertanian yang mengelola kendaraan dan peralatan untuk pengolahan dan pengiriman hasil pertanian, serta kendaraan untuk transportasi dalam sektor perkebunan.
Perusahaan Penyedia Layanan Lapangan:
Perusahaan yang mengirimkan teknisi atau pekerja lapangan ke lokasi-lokasi tertentu yang menggunakan kendaraan untuk mencapai tujuan mereka.
Perusahaan Pemerintah dan Organisasi Publik:
Instansi pemerintahan atau organisasi publik yang memiliki armada kendaraan untuk operasional sehari-hari, termasuk kendaraan dinas, mobil polisi, kendaraan pemadam kebakaran, dan lainnya.

Dengan menggunakan Fleet Management System, semua pihak tersebut dapat mengoptimalkan penggunaan armada mereka, mengurangi biaya operasional, dan meningkatkan efisiensi serta keselamatan kendaraan.

Apa Fungsi Utama dari Fleet Management Systems bagi bisnis Anda

Untuk memperkenalkan fungsi utama Fleet Management Systems (FMS) bagi bisnis Anda, ada beberapa aspek kunci yang dapat memberikan dampak signifikan dalam operasional armada. Dengan memanfaatkan teknologi ini, Anda dapat mengoptimalkan berbagai elemen yang mendukung efisiensi dan kinerja armada. Berikut adalah fungsi utama dari FMS yang dapat memperkuat operasional bisnis Anda:

Pelacakan Kendaraan Secara Real-Time (GPS Tracking)

FMS memungkinkan Anda untuk melacak lokasi kendaraan secara langsung menggunakan teknologi GPS. Ini meningkatkan visibilitas armada dan memberikan kontrol penuh atas rute perjalanan, waktu tempuh, serta keberadaan kendaraan kapan saja. Dengan informasi yang akurat ini, Anda dapat membuat keputusan yang lebih cepat, seperti mengalihkan rute atau menangani keadaan darurat dengan lebih efektif.

Manajemen Bahan Bakar dan Konsumsi

Sistem ini membantu memantau penggunaan bahan bakar kendaraan dalam armada Anda, memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi pemborosan atau penggunaan bahan bakar yang tidak efisien. Dengan memanfaatkan data ini, Anda dapat merencanakan rute yang lebih efisien dan memberikan pelatihan kepada pengemudi untuk meningkatkan efisiensi bahan bakar, yang pada akhirnya mengurangi biaya operasional.

Pemeliharaan dan Perawatan Kendaraan Otomatis

FMS mengotomatiskan pengingat untuk pemeliharaan kendaraan seperti penggantian oli, pemeriksaan ban, dan perawatan rutin lainnya. Dengan pemeliharaan yang terjadwal secara otomatis, Anda dapat mencegah kerusakan tak terduga, memperpanjang umur kendaraan, dan menghindari biaya perbaikan mendadak yang dapat mengganggu operasional.

Manajemen Driver dan Perilaku Berkendara

FMS memantau perilaku pengemudi, seperti kecepatan, pengereman mendadak, akselerasi tajam, dan waktu istirahat. Dengan informasi ini, Anda dapat memberikan pelatihan untuk meningkatkan keselamatan dan efisiensi pengemudi, mengurangi pelanggaran peraturan lalu lintas, serta menurunkan risiko kecelakaan. Hal ini tidak hanya meningkatkan keselamatan tetapi juga menurunkan biaya asuransi dan denda.

Laporan & Analisis Performa Armada

Sistem ini menyediakan laporan analitis yang mendalam mengenai kinerja armada, termasuk penggunaan kendaraan, biaya operasional, efisiensi bahan bakar, dan berbagai indikator penting lainnya. Dengan laporan ini, Anda dapat memperoleh wawasan yang jelas untuk merencanakan strategi bisnis, mengidentifikasi tren, serta menemukan peluang untuk efisiensi lebih lanjut dan penghematan biaya.

Apa manfaat terbesar dari fleet management system?

Manfaat terbesar dari Fleet Management System (FMS) bagi bisnis Anda mencakup berbagai aspek penting yang dapat mengoptimalkan operasional armada. Berikut adalah manfaat utamanya:

Efisiensi Biaya Operasional
FMS membantu mengurangi biaya operasional dengan memantau penggunaan bahan bakar, mengoptimalkan pemeliharaan kendaraan, dan meningkatkan efisiensi rute. Hal ini secara keseluruhan mengurangi pengeluaran yang tidak perlu.
Peningkatan Keselamatan Armada
Dengan memantau perilaku pengemudi dan kendaraan secara real-time, FMS dapat mengurangi risiko kecelakaan dan pelanggaran keselamatan, yang pada gilirannya meningkatkan keamanan armada Anda.
Optimasi Rute dan Waktu Pengiriman
FMS memungkinkan perencanaan rute yang lebih efisien, mengurangi waktu perjalanan dan konsumsi bahan bakar, serta memastikan pengiriman tepat waktu, yang meningkatkan kepuasan pelanggan.
Kepatuhan Terhadap Regulasi Transportasi
FMS membantu memastikan armada Anda mematuhi regulasi yang berlaku, seperti jam kerja pengemudi, batas kecepatan, dan standar emisi, mengurangi risiko denda atau sanksi.
Peningkatan Produktivitas dan Layanan Pelanggan
Dengan memberikan informasi yang akurat tentang lokasi kendaraan, waktu tempuh, dan status pengiriman, FMS meningkatkan produktivitas pengemudi dan memungkinkan perusahaan untuk memberikan layanan pelanggan yang lebih baik dan lebih responsif.

Bagaimana cara kerja fleet management system?

Fleet Management System (FMS) bekerja dengan mengintegrasikan berbagai teknologi untuk memantau, mengelola, dan mengoptimalkan armada kendaraan secara efisien. Berikut adalah cara kerjanya secara umum:

Pemasangan Perangkat Pelacakan (GPS & Sensor)
Setiap kendaraan dalam armada dilengkapi dengan perangkat pelacakan GPS dan sensor yang mengumpulkan data tentang lokasi, kecepatan, konsumsi bahan bakar, perilaku pengemudi, dan status kendaraan lainnya. Sensor ini dapat mencakup perangkat untuk mengukur tingkat bahan bakar, suhu mesin, tekanan ban, dan lainnya.
Pengiriman Data ke Server Sentral
Data yang dikumpulkan dari kendaraan kemudian dikirimkan ke server atau cloud pusat melalui jaringan telekomunikasi. Informasi ini diperbarui secara real-time, memungkinkan pemantauan yang terus-menerus.
Analisis Data dan Pemrosesan
Sistem FMS menganalisis data yang dikumpulkan untuk menghasilkan laporan, tren, dan wawasan yang berguna. Ini termasuk pengoptimalan rute, analisis perilaku pengemudi, serta pemantauan kondisi kendaraan. Algoritma dan perangkat lunak analitik membantu mengidentifikasi masalah atau peluang untuk efisiensi lebih lanjut.
Pemantauan dan Pengelolaan Secara Real-Time
Manajer armada atau pengelola logistik dapat mengakses informasi ini melalui dashboard yang mudah dipahami. Mereka dapat melihat lokasi kendaraan, status pengiriman, kondisi kendaraan, serta perilaku pengemudi dalam waktu nyata. Sistem ini juga memberi tahu tentang kejadian penting, seperti peringatan untuk pemeliharaan atau pelanggaran pengemudi.
Pemberitahuan dan Pengingat
FMS dapat mengirimkan pemberitahuan atau pengingat otomatis, seperti jadwal perawatan kendaraan, peringatan pengemudi untuk mengurangi kecepatan, atau peringatan pemenuhan batas waktu pengiriman. Hal ini membantu meningkatkan manajemen waktu dan keselamatan.
Integrasi dengan Sistem Lain
Beberapa sistem FMS dapat diintegrasikan dengan sistem lain, seperti sistem manajemen gudang, manajemen bahan bakar, atau ERP (Enterprise Resource Planning). Ini memungkinkan pengelolaan yang lebih menyeluruh dan efisien dalam keseluruhan rantai pasokan.

Dengan semua elemen ini bekerja bersama, Fleet Management System memungkinkan perusahaan untuk mengelola armada secara lebih efektif, mengoptimalkan rute dan penggunaan kendaraan, mengurangi biaya operasional, serta meningkatkan keselamatan dan kepuasan pelanggan.

Tips Memilih Fleet Management System

Sebagai Fleet Manager, mengetahui seberapa efisien armada kita berjalan terkadang bisa menjadi tantangan. Sistem Fleet Management dapat membantu dengan memberi kita akses ke data yang jelas dan dapat ditindaklanjuti mengenai kendaraan di seluruh armada yg kita punya. Fleet Management System adalah perangkat lunak yang memberikan wawasan berbasis data tentang pelacakan kendaraan GPS, Hours of Service (HOS), keselamatan, pemeliharaan kendaraan yang akan datang, dan banyak lagi. Perangkat lunak ini dirancang untuk meringankan beban Fleet Manager— dengan cara membantu mengurangi biaya, mempersingkat alur kerja, dan mengotomatiskan lebih banyak proses dalam operasi armada kita. Berikut tips untuk memilih Fleet Management untuk armadamu!

1. Kemudahan penggunaan

Perangkat lunak Fleet Management System harus memungkinkan kita untuk meningkatkan efisiensi operasional armada dan membantu dalam menghemat waktu. Ini berarti perangkat lunak Fleet Management yang kita pilih harus mudah diinstal, intuitif, dan memudahkan kita mengakses informasi yang dibutuhkan dengan cepat. Solusi Fleet Management TransTRACK, misalnya.

Data yang dikumpulkan oleh Vehicle Gateway kemudian disajikan dalam dasbor yang mudah digunakan, di mana Fleet Manager dapat memeriksa lokasi kendaraan mereka, memberi tahu pengemudi tentang perubahan kondisi lalu lintas, dan mengakses laporan seperti laporan Route Analytics untuk menganalisis rute.

2. Integrasi

Solusi Fleet Management yang memungkinkan kita mengintegrasikan beberapa sistem dapat membantu memastikan bahwa kita tidak melewatkan informasi penting.

TransTRACK menawarkan API terbuka yang memudahkan integrasi dengan alat pihak ketiga untuk perutean, pembuatan faktur, perangkat lunak SDM, dan lainnya. Jika kita sudah menggunakan perangkat lunak perutean, maka kita dapat dengan mudah mengintegrasikannya dengan perangkat lunak Fleet Management TransTRACK. TransTRACK kemudian akan secara otomatis mengimpor rute kita, memungkinkan kita menganalisis kinerja rute yang direncanakan (menggunakan Routes Planned vs. Real Report), menyelidiki kinerja pengemudi, dan banyak lagi.

Ini memberi kita tampilan terkonsolidasi dari semua data yang relevan dengan operasi armada kita, memungkinkan tingkat visibilitas dan kontrol yang lebih besar dengan intervensi manual minimal.

3. Wawasan data

Meskipun menerapkan sistem Fleet Management dapat memberi kita akses ke banyak data berguna tentang armada kita, terkadang banyaknya data tanpa konteks dapat membuat kita kewalahan. Sangat penting untuk menemukan solusi Fleet Management yang dapat membantu dalam menginterpretasikan data tersebut dan membuatnya dapat ditindaklanjuti.

Sejumlah penyedia telematika menangkap informasi tentang kesehatan kendaraan, lokasi, dan kebutuhan perawatan, tetapi TransTRACK menyajikan data tersebut melalui dasbor yang intuitif dan mudah digunakan. Dasbor ini memungkinkan kita untuk melihat dan menyortir data untuk menjawab pertanyaan apa pun yang mungkin kita miliki tentang armada kita.

kita dapat menggunakan dasbor untuk melihat berapa jam yang dimiliki setiap pengemudi saat merencanakan penugasan pekerjaan, menyetel peringatan khusus untuk memberi tahu kita jika seorang pengemudi melewati batas kecepatan yang ditetapkan, atau menggunakan tag untuk memfilter laporan kita dengan mudah. Misalnya, jika kita menjalankan perusahaan pengiriman nasional, kita dapat menandai kendaraan atau aset tertentu berdasarkan kota atau wilayah. Tag ini kemudian akan memudahkan untuk memfilter dan melihat data kita, memungkinkan kita melacak aset atau membandingkan area yang berbeda.

Jika keselamatan adalah prioritas kita, TransTRACK juga menyediakan Safety Inbox kepada Fleet Manager untuk membantu meminimalisir alur kerja terkait keselamatan. Di sinilah kita dapat menemukan daftar semua insiden terkait keselamatan yang dikumpulkan oleh kamera dasbor TransTRACK dan Gerbang Kendaraan serta meninjau rekaman yang terkait dengan setiap peristiwa. kita kemudian dapat memilih untuk menutup acara tersebut atau menandainya untuk tindakan lanjutan, seperti melatih pengemudi yang menunjukkan perilaku berbahaya.

4. Aplikasi seluler pengemudi

Pengemudi kita selalu dalam perjalanan tetapi mereka tetap bertanggung jawab untuk menyelesaikan tugas utama sebelum, selama, dan sesudah perjalanan mereka. Ini juga termasuk mengelola Jam Layanan mereka dan memastikan bahwa mereka berada di jalur yang tepat untuk melakukan pengiriman tepat waktu.

Akan sangat membantu untuk mencari solusi telematika yang menawarkan aplikasi seluler yang memungkinkan pengemudi kita mengakses informasi yang mereka butuhkan saat mereka sedang dalam perjalanan.

Katakanlah, misalnya, kita baru saja mendapatkan pekerjaan mendesak. Dengan menggunakan dasbor TransTRACK, kita dapat dengan cepat melihat lokasi semua kendaraan kita, dan menugaskan pekerjaan tersebut kepada pengemudi terdekat.

Pengemudi kemudian diberi tahu tentang pekerjaan baru, bersama dengan pembaruan lalu lintas atau rute apa pun, melalui Aplikasi Pengemudi TransTRACK dan dapat merencanakannya sesuai dengan itu. Pengemudi juga dapat menggunakan Aplikasi Pengemudi untuk membuat log tugas, mengakses catatan Jam Layanan, dan melihat skor keselamatan mereka.

Dasbor intuitif TransTRACK dan kumpulan produk terintegrasi membantu Fleet Manager menjaga kepatuhan armada mereka dan memberi mereka visibilitas yang lebih besar ke dalam operasi sehari-hari mereka.

Fitur Apa yang kita Butuhkan dalam Perangkat Lunak Fleet Management?

Setelah kita menetapkan skala dan anggaran kasar, kita dapat masuk ke bagian yang menyenangkan: apa yang kita dapatkan dari hal tersebut. Fitur-fitur ini termasuk dalam beberapa kategori:

Manajemen Kendaraan
Manajemen Pengemudi
Manajemen Insiden
Pelacakan

Fitur manajemen kendaraan adalah hal yang paling langsung terlihat untuk perangkat lunak Fleet Management. Ini termasuk catatan pemeliharaan, pendaftaran dan informasi pajak, dan banyak lagi. Alat canggih ini dapat mencakup analisis biaya kendaraan dan bantuan pembuangan. Sangat luar biasa untuk bisa memastikan standar peraturan dan fungsional bisa terpenuhi. Mematuhi standar tersebut akan membantu armada kita berjalan dengan lancar dan sesuai dengan kepatuhan.

Manajemen pengemudi, seperti namanya, berfokus pada pengorganisasian anggota tim kita dan semua yang menyertainya. Ini dapat menangani perizinan dan manajemen penalti. Mereka yang menyatukan kendaraan mereka di antara pengemudi sering kali dapat menemukan alat untuk membantu masalah logistik tersebut.

Catatan keselamatan pengemudi dan kinerjanya juga dapat diatur di sini. Untuk pemilik dan manajer, ini memungkinkan akses langsung ke informasi untuk akuntabilitas dan kinerja. Ini juga berguna untuk masalah hukum yang dapat berasal dari berbagai industri yang menggunakan perangkat lunak Fleet Management.

Jika insiden terjadi, terdapat fitur umum pelacakan armada untuk manajemen insiden. Hal ini dapat menambah tingkat objektivitas dan organisasi ke proses manajemen insiden tersebut. Pengguna dapat melacak biaya, insiden, dan membebankan biaya kepada pengemudi dan asuransi sesuai kebutuhan.

Akhirnya, sistem pelacakan memungkinkan beberapa data real time yang tersedia untuk semua aspek perusahaan. Seperti menjawab hal sederhana seperti “di mana kendaraan x”, hingga fitur yang lebih canggih seperti pelacakan dan analisis bahan bakar. Perangkat lunak ini dapat membantu kita menghilangkan pemborosan dengan telematika, perencanaan rute, dan lainnya. Ini juga menangani fungsi yang lebih mendasar seperti buku catatan dan perhitungan waktu kerja. Kedengarannya sederhana, tetapi penting untuk bisa memahami apa yang kita butuhkan.

Pertimbangan untuk memilih perangkat lunak Fleet Management yang tepat

Saat membandingkan beberapa solusi perangkat lunak, pertimbangkan beberapa aspek berikut dan bagaimana pengaruhnya terhadap manfaat yang kita peroleh dari perangkat lunak tersebut.

Fitur

Sesuaikan fitur yang ditawarkan perangkat lunak dengan kebutuhan armada kita. Misalnya, jika kita memiliki pengemudi truk jarak jauh, kita mungkin ingin berinvestasi dalam perangkat lunak yang menyertakan cara untuk mengoptimalkan rute dan meningkatkan keselamatan pengemudi.

Fleksibilitas

Bisnis kita akan mengalami perubahan dan kita memerlukan perangkat lunak Fleet Management yang dapat disesuaikan sehingga kita dapat menskalakan fitur dan manfaat sesuai kebutuhan.

Dukungan pelanggan

Akhirnya, kita mungkin memerlukan bantuan dengan perangkat lunak. Sistem dukungan pelanggan yang kuat dari penyedia perangkat lunak dapat memastikan bahwa masalah teknis kecil pada perangkat lunak tidak menyebabkan penundaan yang tidak perlu dalam pengoperasian.

Instalasi

Seberapa mudah pemasangan perangkat pada kendaraan armada kita? Apakah kita harus melakukan proses ini sendiri, atau akankah penyedia perangkat lunak yang melakukannya? Juga, tanyakan tentang biaya instalasi dan aktivasi perangkat lunak. Jangan lupakan aspek ini saat memilih perangkat lunak Fleet Management terbaik untuk perusahaan kita.

Dengan mengetahui tips untuk memilih Fleet Management System yang baik dan pertimbangan apa saja yang harus diketahui, maka kali ini saatnya untuk memilih Fleet Management System itu sendiri. Dengan menggunakan FMS di TransTRACK, kalian bisa mendapatkan setiap keuntungan yang telah disebutkan di atas. Segera beralih ke TransTRACK dan tinggalkan managemen armada yang buruk!