7 Fungsi Dispatching, Seberapa Penting Untuk Logistik? 

Dispatching – Industri perdagangan elektronik memberikan kemudahan kepada konsumen Kamu dengan berbagai opsi produk, meningkatkan kenyamanan dalam membuat keputusan belanja rutin. Faktor-faktor ini menjadikan pelacakan proses pengiriman menjadi sangat penting guna memastikan kelancaran pengiriman barang. 

Di samping kemampuan untuk membeli segala yang diinginkan hanya dengan beberapa ketukan, kita hidup dalam era di mana informasi dapat diakses dengan mudah melalui perangkat di ujung jari kita. Di tengah dominasi kepuasan instan ini, tak seorang pun bersedia menghadapi hambatan untuk mengetahui perkembangan status dari pembelian menarik yang mereka lakukan.

Konsumen menginginkan kemampuan untuk melacak detail pengiriman secara seketika, dan mereka berharap semua informasi ini tersedia secara waktu nyata.

Namun, bagaimana pedagang atau pengecer selalu bisa mengetahui semua aktivitas sejak saat pembelian dikonfirmasi? Mari menyelami lebih dalam mengenai apa itu dispatching!

Pengertian Dispatching 

Dispatching adalah proses mengalokasikan pesanan terkait manufaktur atau pemecahan masalah ke lokasi operasional yang diinginkan (seperti pekerja), berdasarkan ketersediaan kapasitas dan perencanaan produksi yang ada. Tujuannya adalah untuk memastikan kelancaran pelaksanaan rencana. 

Tugas ini dilakukan oleh petugas operator yang memiliki pemahaman mengenai kapasitas berbagai titik operasi serta melakukan pelacakan pesanan melalui sistem. Proses pengiriman ini membangun jembatan antara tahap produksi dan aspek penjualan.

Apa Fungsi Dispatching?

Pengiriman memegang peranan sentral dalam aktivitas logistik, memastikan bahwa produk dapat dikirimkan sesuai jadwalnya dan memenuhi ekspektasi konsumen. Para pengelola pengiriman menggunakan berbagai perangkat dan sistem untuk mengatur pergerakan barang:

• Mereka memanfaatkan perangkat lunak routing untuk merencanakan rute pengiriman, atau sistem GPS untuk melacak posisi kendaraan secara akurat.
• Selain itu, sistem komunikasi menjadi sarana penting yang memungkinkan mereka tetap terhubung dengan pengemudi dan staf lainnya.

Dispatching memiliki peran yang sangat krusial dalam menjaga kesinambungan operasi logistik, sehingga berkontribusi dalam menjamin bahwa produk dapat dikirimkan sesuai waktu dan memenuhi harapan para pelanggan.

Prosedur Dispatching

Tahapan dalam dispatching sering melibatkan beberapa langkah krusial, yang mungkin bervariasi sesuai dengan perusahaan pelayaran atau operator yang terlibat. Di bawah ini disajikan beberapa langkah umum yang umumnya terlibat dalam rangkaian pengiriman:

1. Proses Pemesanan: Tahap ini melibatkan penerimaan serta pemrosesan pesanan yang akan diantar. Ini bisa mencakup verifikasi rincian pesanan, pemeriksaan inventaris, dan persiapan barang yang akan dikirim.
2. Pengemasan: Setelah pesanan diproses, produk umumnya ditempatkan dalam wadah atau kotak yang sesuai untuk melindunginya selama perjalanan.
3. Penandaan: Kemasan kemudian diberi label yang berisi informasi relevan seperti alamat penerima, metode pengiriman, serta petunjuk spesifik lainnya.
4. Pemilihan Operator: Jasa pengangkutan atau perusahaan pelayaran kemudian dipilih berdasarkan pertimbangan seperti lokasi pengiriman, metode pengantaran, dan jadwal yang diperlukan.
5. Transportasi: Pengiriman kemudian diangkut menuju pusat distribusi pengangkutan atau langsung ke tujuan akhir, tergantung pada cara pengiriman serta moda transportasi yang digunakan.
6. Pelacakan: Sepanjang proses pengiriman, kiriman umumnya dipantau melalui nomor pelacakan atau identifikasi lainnya. Ini memungkinkan pengirim dan penerima untuk mengikuti perkembangan kiriman serta memperkirakan waktu tiba.
7. Pengantaran: Akhirnya, kiriman diantarkan kepada penerima, biasanya oleh kurir atau petugas pengantar. Konfirmasi pengantaran dilakukan melalui tanda tangan atau bukti penerimaan lainnya.

Jenis Dispatching

Terdapat dua jenis dispatching yang berbeda, yaitu diantaranya:

Dispatching Terpusat 

Proses pengiriman pesanan dilakukan dari satu titik pusat yang memiliki visi menyeluruh mengenai kapasitas seluruh departemen produksi. Pesanan diarahkan ke para pekerja berdasarkan kebutuhan masing-masing pesanan individu. Model ini memiliki kontrol yang lebih besar, fleksibilitas yang tinggi, serta koordinasi yang efektif di antara berbagai fasilitas. Hal ini juga memungkinkan optimalisasi pemanfaatan tenaga kerja dan sumber daya lainnya.

Dispatching Terdesentralisasi

Pendekatan ini dilakukan di level lantai toko atau lokasi yang lebih terdepan. Pendekatan ini bertujuan untuk mengurangi kesenjangan dalam komunikasi serta mengatasi hambatan waktu dalam menangani masalah sehari-hari. Karyawan di dalam unit produksi memiliki pemahaman yang lebih baik mengenai operasi lokal, sehingga mereka dapat mengatur pengiriman barang dengan akurat dan berdasarkan naluri. Model ini juga berperan dalam mengurangi kejadian pengiriman ganda untuk pesanan yang serupa.

[display-post-read-also]

Cara Meningkatkan Manajamen Dispatching

Tersedia beragam metode untuk meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan pengiriman. Jika kamu menjabat sebagai manajer, langkah pertama dapat dimulai dengan berinteraksi langsung dalam seluruh prosesnya.

Dalam pengiriman, terdapat aspek yang jauh lebih luas daripada sekadar perpindahan dari Lokasi A ke Lokasi B. Apabila Kamu tidak terlibat secara langsung, mungkin sulit untuk sepenuhnya memahami semua tugas yang dilakukan oleh petugas operator atau pengemudi setiap harinya.

Dengan demikian, memahami rutinitas harian serta tantangan yang dihadapi oleh staf operator Kamu dapat menjadi pijakan yang solid. Memiliki wawasan yang realistis semacam itu akan menghasilkan proses pengiriman yang lebih teratur, meningkatkan tingkat kepuasan pelanggan, dan mendukung semua pihak yang terlibat agar memiliki pemahaman yang seragam.

Selain itu, pemanfaatan sistem manajemen dispatching juga sangat disarankan. Meskipun mungkin terasa sederhana untuk mengelola proses pengiriman tanpa memanfaatkan perangkat lunak manajemen pengiriman, terutama dalam operasional bisnis kecil dengan sedikit tenaga ahli.

Namun, sistem manajemen dispatching generasi sebelumnya tidak memiliki kemampuan untuk menggabungkan data ke dalam satu sistem. Mereka juga tidak mampu memastikan penggunaan maksimal dari semua sumber daya, mengatasi permasalahan yang muncul, dan lain sebagainya. Inilah tempat di mana perangkat lunak canggih untuk pengiriman truk memberikan manfaat yang signifikan.

Contoh Dispatching 

Mari kita ambil contoh sebuah perusahaan manufaktur ban yang menerapkan strategi produksi make to order. Dalam situasi ini, perusahaan menerima pesanan sebanyak 100 ban dari distributor. Perusahaan ini memiliki beberapa lantai produksi dengan kapasitas yang berbeda dan masih belum terpakai sepenuhnya. Dalam hal ini, petugas operator memegang peran kunci karena mereka memiliki pemahaman yang jelas mengenai lokasi dengan kapasitas yang mencukupi untuk memenuhi pesanan tersebut. Akibatnya, mereka akan mengalokasikan pesanan tersebut ke titik operasi yang tepat.

Kesimpulan

Dispatching, sebagai keterampilan mengatur tugas dengan efisien, merupakan inti dari kelancaran operasi di berbagai sektor. Mulai dari sektor transportasi hingga layanan darurat dan manufaktur, dampaknya sungguh signifikan. Dengan memastikan pelaksanaan tugas tepat waktu, penggunaan sumber daya yang optimal, serta peningkatan kepuasan klien, proses pengiriman berkontribusi pada kesuksesan suatu organisasi. Dengan mengadopsi teknologi modern dan menerapkan wawasan berdasarkan data, organisasi semakin diberdayakan untuk menjadi unggul dalam upaya pengiriman mereka.

Lacak dispatching Anda dengan mudah menggunakan Cargo Tracker TransTrack! Instalasi yang sederhana membuatnya siap digunakan dalam hitungan menit. Dengan teknologi pelacakan canggih, Anda akan selalu memiliki informasi lokasi yang akurat untuk kiriman Anda. Tidak perlu khawatir tentang baterai habis, karena Cargo Tracker kami memiliki masa pakai baterai yang awet hingga 5 hari. Dengan keandalan dan kemudahan penggunaan, pastikan setiap kiriman kargo Anda tiba tepat waktu dan dengan aman bersama Cargo Tracker kami.