Bagaimana Cara Pengurusan Bill of Lading, Jenis, dan Fungsinya?

Bill of Lading (B/L) adalah sebuah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pengapalan atau perusahaan pelayaran yang menyatakan bahwa suatu barang telah dimuat ke dalam kapal untuk diangkut ke tujuan tertentu. Dokumen ini berisi informasi penting tentang pengiriman, termasuk nama pengirim dan penerima, jenis dan jumlah barang yang dikirim, kapal yang digunakan untuk mengangkut barang, tanggal pengiriman, rute pengiriman, dan kondisi pembayaran.

B/L merupakan dokumen yang sangat penting dalam perdagangan internasional, karena itu bukti resmi kepemilikan atas barang dan merupakan dasar untuk pembayaran diantara berbagai pihak yang terlibat dalam proses pengiriman barang. B/L juga memudahkan pihak asuransi dalam menentukan nilai dan jenis perlindungan asuransi yang diperlukan untuk barang tersebut selama pengiriman.

Apa Fungsi B/L

Bill of Lading memiliki beberapa fungsi penting dalam proses pengiriman barang, di antaranya:

1. Sebagai bukti pengiriman: B/L digunakan sebagai bukti bahwa barang telah dimuat ke dalam kapal dan siap untuk diangkut ke tujuan tertentu. Dokumen ini mencantumkan detail tentang barang, pengirim, penerima, dan kondisi pengiriman lainnya.
2. Sebagai bukti kepemilikan: B/L juga berfungsi sebagai bukti kepemilikan atas barang. Dokumen ini dapat digunakan untuk memverifikasi bahwa pihak yang mengklaim kepemilikan atas barang tersebut benar-benar memiliki hak atas barang tersebut.
3. Sebagai bukti pembayaran: B/L juga digunakan sebagai dasar untuk pembayaran atas pengiriman barang. Penerima barang biasanya harus menyerahkan B/L kepada bank sebagai bukti bahwa barang telah diterima sebelum pembayaran dilakukan.
4. Sebagai dasar untuk pengajuan klaim: B/L juga digunakan sebagai dasar untuk pengajuan klaim asuransi jika barang rusak atau hilang selama pengiriman.
5. Sebagai referensi hukum: B/L juga dapat digunakan sebagai referensi hukum dalam sengketa perdagangan internasional atau dalam proses perselisihan antara pihak yang terlibat dalam pengiriman barang.

Jenis – Jenis B/L

Berikut ini penjelasan lengkap mengenai beberapa jenis-jenis B/L:

House Bill of Lading

B/L ini dikeluarkan oleh agen ekspedisi atau agen pelayaran untuk mewakili barang yang dimiliki oleh klien mereka dan diangkut oleh kapal dari pelabuhan asal ke pelabuhan tujuan. House B/L digunakan ketika barang dikirim dalam jumlah kecil atau tidak memenuhi syarat untuk mengisi kapal secara penuh. Dokumen ini biasanya dikeluarkan untuk kepentingan pihak yang mengimpor barang, dan agen pelayaran memberikan salinan dokumen ini kepada pengirim barang atau klien.

Through Bill of Lading

B/L ini mencakup pengiriman barang dari awal hingga akhir perjalanan. Dokumen ini mencakup lebih dari satu moda transportasi, seperti pengiriman melalui kapal, truk, atau kereta api, dan digunakan ketika barang harus melewati beberapa pelabuhan atau perbatasan negara. Melalui dokumen ini, pengirim barang hanya perlu mengeluarkan satu dokumen yang mencakup seluruh perjalanan barang, sehingga mempermudah proses pengiriman.

Combined Transport Bill of Lading

B/L ini mencakup pengiriman barang melalui dua atau lebih moda transportasi, seperti pengiriman melalui kapal dan truk. Dokumen ini biasanya digunakan untuk pengiriman yang kompleks dan membutuhkan koordinasi yang baik antara pihak yang terlibat. Combined Transport Bill of Lading memungkinkan pengirim barang untuk menggunakan berbagai moda transportasi untuk mengirim barang dari satu tempat ke tempat lain, sehingga memungkinkan pengiriman barang yang lebih efisien.

Received for Shipment Bill of Lading

B/L ini menunjukkan bahwa barang telah diterima oleh agen pelayaran untuk dimuat ke kapal, tetapi kapal belum tiba di pelabuhan asal. Dokumen ini digunakan untuk menghindari keterlambatan pengiriman karena proses administrasi yang lambat. Received for Shipment Bill of Lading sering digunakan oleh pengirim barang ketika mereka ingin memastikan bahwa barang mereka dapat dimuat ke kapal yang telah dijadwalkan dan berangkat tepat waktu.

Short Form Bill of Lading

B/L ini berisi ringkasan informasi pengiriman barang dan digunakan untuk pengiriman yang relatif sederhana dan kurang kompleks. Dokumen ini biasanya dikeluarkan oleh agen pelayaran dan mencakup informasi dasar tentang barang, seperti nama pengirim, nama penerima, dan jumlah barang.

Long Form Bill of Lading

B/L ini berisi detail yang lebih rinci tentang pengiriman barang, seperti informasi tentang jenis barang, jumlah, kondisi, dan harga. Dokumen ini digunakan untuk pengiriman yang lebih kompleks atau berharga, dan mencakup informasi yang diperlukan untuk menjamin keamanan dan asuransi selama pengiriman barang.

Charter Party Bill of Lading

B/L ini dikeluarkan oleh kapal yang telah disewa secara keseluruhan oleh satu atau lebih pengirim untuk mengangkut barang. Dokumen ini digunakan dalam perjanjian charter party dan mencakup informasi tentang jenis barang, jumlah, kondisi, dan waktu pengiriman. Charter Party Bill of Lading memberikan fleksibilitas kepada pengirim barang untuk mengatur jadwal pengiriman dan kondisi pengangkutan, serta menjamin hak mereka atas kapal yang disewa.

Liner Bill of Lading

B/L ini dikeluarkan oleh operator kapal, yang disebut juga sebagai “kapal penumpang,” yang melayani rute tertentu secara reguler. Dokumen ini digunakan untuk mengangkut barang yang dikirim melalui kapal penumpang, dan mencakup informasi tentang jenis barang, jumlah, kondisi, dan jadwal pengiriman. Liner Bill of Lading juga dapat digunakan oleh agen pelayaran atau ekspedisi yang memperoleh kapal penumpang untuk mengangkut barang dari klien mereka.

Penting untuk diketahui bahwa jenis-jenis Bill of Lading tersebut dapat berbeda-beda tergantung pada negara, perusahaan pengangkut barang, dan jenis pengiriman barang yang dilakukan. Oleh karena itu, sebelum melakukan pengiriman barang, penting bagi pengirim barang untuk memastikan jenis dokumen yang diperlukan dan memahami persyaratan dan ketentuan yang berlaku.

Cara Pengurusan Dokumen B/L

Pengurusan dokumen Bill of Lading (B/L) dapat dilakukan dengan beberapa cara, tergantung pada kebijakan dan prosedur perusahaan pengangkut barang atau agen pelayaran yang digunakan. Berikut adalah beberapa cara umum dalam pengurusan dokumen B/L:

Melalui Agen Pelayaran

Pengirim barang dapat mengurus dokumen B/L melalui agen pelayaran yang bekerja sama dengan perusahaan pengangkut barang. Agen pelayaran akan membantu dalam pengisian formulir B/L dan memastikan persyaratan dan ketentuan yang berlaku telah dipenuhi sebelum dokumen tersebut diterbitkan.

Menggunakan Jasa Ekspedisi

Jika pengirim barang tidak memiliki pengalaman dalam mengurus dokumen B/L, mereka dapat menggunakan jasa ekspedisi yang memiliki keahlian dan pengalaman dalam pengurusan dokumen B/L. Ekspedisi akan membantu dalam mengurus dokumen B/L dan memastikan persyaratan dan ketentuan yang berlaku telah dipenuhi sebelum dokumen tersebut diterbitkan.

Melalui Online Platform

Beberapa perusahaan pengangkut barang atau agen pelayaran menyediakan platform online untuk pengurusan dokumen B/L. Pengirim barang dapat mengakses platform tersebut dan mengisi formulir B/L secara online. Setelah persyaratan dan ketentuan yang berlaku dipenuhi, dokumen B/L akan diterbitkan secara otomatis melalui platform tersebut.

Setelah dokumen B/L diterbitkan, pengirim barang harus memastikan bahwa informasi yang terdapat pada dokumen tersebut telah sesuai dengan persyaratan dan ketentuan yang telah disepakati sebelumnya. Jika terdapat kesalahan atau perubahan dalam pengiriman barang, pengirim barang harus segera menghubungi perusahaan pengangkut barang atau agen pelayaran untuk memperbaiki dokumen B/L sebelum barang dikirim.

Dalam pengurusan dokumen Bill of Lading, penggunaan teknologi dapat memudahkan dan mempercepat proses pengiriman barang. Salah satu teknologi yang dapat digunakan adalah Fleet Management System dari TransTRACK. Fleet Management System adalah platform digital yang dapat membantu pengguna dalam mengelola pengiriman barang, termasuk dalam pengurusan dokumen B/L.

Dalam penggunaan Fleet Management System dari TransTRACK, pengguna dapat memilih berbagai opsi layanan yang tersedia, mulai dari layanan kapal laut hingga transportasi darat dan udara. Dengan demikian, pengguna dapat memilih jenis pengangkutan barang yang sesuai dengan kebutuhan dan persyaratan pengiriman. Oleh karena itu, jika Anda ingin mempercepat dan memudahkan pengiriman barang Anda, cobalah menggunakan Fleet Management System dari TransTRACK!