Apa Saja Tugas, Fungsi, dan Aktivitas dari Inventory Control?

Inventory control, atau pengendalian inventaris, adalah suatu proses pengelolaan dan pengawasan terhadap persediaan barang atau produk dalam sebuah bisnis atau organisasi. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa persediaan selalu tersedia dalam jumlah yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan, sambil menghindari kelebihan persediaan yang berlebihan dan biaya yang tidak perlu.

Dalam praktiknya, pengendalian inventaris melibatkan pengumpulan data tentang persediaan dan permintaan pelanggan, dan penggunaan analisis statistik dan teknik lainnya untuk memprediksi kebutuhan persediaan di masa depan. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengambil keputusan yang tepat tentang kapan harus memesan lebih banyak produk, kapan harus menyesuaikan harga, dan bagaimana cara mengelola persediaan secara efektif.

Dalam praktiknya, pengendalian inventaris juga melibatkan penggunaan perangkat lunak khusus yang dapat membantu mengelola persediaan secara otomatis dan memberikan informasi yang akurat tentang persediaan yang tersedia, pesanan yang sedang diproses, dan inventaris yang akan datang.

Apa Tugas Inventory Control?

Tugas utama dari Inventory Control adalah untuk mengelola persediaan barang/jasa pada suatu perusahaan atau organisasi. Ini melibatkan pengawasan terhadap jumlah stok barang yang tersedia, waktu dan frekuensi pengadaan, dan bagaimana mengoptimalkan persediaan agar dapat memenuhi permintaan pelanggan tanpa kelebihan persediaan yang tidak diperlukan.

Tugas lain dari pengendalian inventaris adalah mengembangkan sistem pengendalian persediaan yang efektif dan efisien, termasuk metode penentuan harga, pengadaan barang, perencanaan persediaan, dan pemantauan penggunaan stok. Inventory Control juga bertanggung jawab untuk memastikan akurasi data persediaan dan menjaga kualitas barang/jasa yang disimpan.

Secara umum, tugas pengendalian inventaris bertujuan untuk memastikan ketersediaan barang/jasa yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan, sambil meminimalkan biaya dan risiko yang terkait dengan kelebihan atau kekurangan persediaan. Berikut untuk beberapa poin mengenai tugas Inventory Control:

Menghitung jumlah stok persediaan barang di gudang

Inventory control harus melakukan penghitungan jumlah barang atau produk yang tersedia di gudang secara teratur untuk memastikan bahwa persediaan selalu tersedia dalam jumlah yang cukup dan sesuai dengan kebutuhan pelanggan.

Mengecek data

Inventory control harus memastikan bahwa data mengenai persediaan barang atau produk, seperti harga, jumlah, dan ketersediaan, tercatat dengan benar dan up-to-date.

Melakukan pendataan secara berkala

Inventory control harus melakukan audit berkala terhadap persediaan barang atau produk untuk memastikan bahwa jumlah yang tercatat dalam sistem sesuai dengan jumlah fisik yang ada di gudang.

Membuat laporan

Inventory control harus membuat laporan tentang status persediaan barang atau produk, termasuk informasi tentang barang yang masuk dan keluar, persediaan yang tersedia, dan peramalan kebutuhan persediaan di masa depan. Laporan ini dapat membantu manajemen membuat keputusan yang tepat tentang pengelolaan persediaan di masa depan.

Metode Inventory Control

Metode Inventory Control adalah pendekatan yang digunakan untuk mengelola persediaan barang dengan tujuan untuk menjaga keseimbangan antara permintaan dan pasokan serta meminimalkan biaya yang terkait dengan penyimpanan dan pengadaan barang. Berikut adalah beberapa metode umum yang digunakan dalam pengendalian persediaan:

1. FIFO (First In, First Out)

• Barang pertama yang masuk adalah yang pertama keluar. Cocok untuk barang yang sensitif terhadap waktu, seperti makanan.
• Keuntungan: Menghindari barang kadaluarsa.
• Kelemahan: Tidak efektif untuk barang tahan lama.

2. LIFO (Last In, First Out)

• Barang terakhir yang masuk adalah yang pertama keluar. Digunakan untuk barang dengan nilai fluktuatif.
• Keuntungan: Barang baru lebih sering digunakan.
• Kelemahan: Barang lama bisa menumpuk.

3. JIT (Just In Time)

• Mengatur pengadaan barang hanya saat dibutuhkan, mengurangi penyimpanan.
• Keuntungan: Mengurangi biaya penyimpanan.
• Kelemahan: Rentan terhadap gangguan pasokan.

4. Economic Order Quantity (EOQ)

• Menentukan jumlah pemesanan optimal untuk meminimalkan biaya pemesanan dan penyimpanan.
• Keuntungan: Menyusun pemesanan yang efisien.
• Kelemahan: Bergantung pada asumsi yang tidak selalu akurat.

5. Reorder Point (ROP)

• Menetapkan titik pemesanan ulang agar tidak kehabisan stok.
• Keuntungan: Menjamin pasokan cukup.
• Kelemahan: Membutuhkan pemantauan persediaan yang cermat.

6. Perpetual Inventory System

• Pencatatan persediaan secara real-time, setiap transaksi tercatat langsung.
• Keuntungan: Informasi terkini dan akurat.
• Kelemahan: Memerlukan sistem perangkat lunak canggih.

7. Periodic Inventory System

• Penghitungan persediaan dilakukan pada periode tertentu.
• Keuntungan: Sederhana dan murah.
• Kelemahan: Tidak memberikan data terkini.

Setiap metode memiliki kelebihan dan kekurangan, sehingga penting memilih sesuai dengan kebutuhan dan karakteristik perusahaan.

Manfaat Inventory Control Bagi Bisnis

Inventory Control memiliki manfaat yang penting bagi bisnis, antara lain:

Pelaporan Real-Time

Dengan pengendalian inventaris yang baik, perusahaan dapat memantau persediaan barang secara real-time. Hal ini memungkinkan bisnis untuk mengetahui jumlah stok barang yang tersedia pada setiap saat, dan membuat keputusan berdasarkan informasi terbaru dan akurat. Dengan demikian, bisnis dapat menghindari kekurangan atau kelebihan persediaan yang dapat berdampak pada keuntungan dan rugi.

Persediaan Barang Menjadi Aman

Inventory Control membantu bisnis untuk mempertahankan persediaan barang yang cukup, sehingga dapat memenuhi permintaan pelanggan pada saat yang tepat. Hal ini dapat mencegah hilangnya pelanggan karena kekurangan persediaan barang, serta mengurangi biaya untuk menyimpan persediaan barang yang tidak diperlukan.

Pengambilan Keputusan Tepat

Inventory Control memberikan informasi yang akurat dan terkini mengenai persediaan barang. Informasi ini dapat digunakan oleh manajemen untuk membuat keputusan bisnis yang tepat, seperti menentukan kapan harus memesan barang atau kapan harus mengurangi jumlah persediaan barang. Dengan informasi yang akurat dan terkini, manajemen dapat membuat keputusan yang lebih baik dan mengoptimalkan persediaan barang dengan baik.

Dalam keseluruhan, pengendalian inventaris dapat membantu bisnis dalam meminimalkan biaya persediaan barang, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

Fungsi Inventory Control

Fungsi Inventory Control adalah untuk mengelola persediaan barang/jasa pada suatu perusahaan atau organisasi. Berikut adalah beberapa fungsi pengendalian inventaris yang lebih rinci:

Menghitung Persediaan

Inventory Control bertanggung jawab untuk menghitung jumlah persediaan barang/jasa yang ada pada suatu waktu tertentu. Hal ini memungkinkan bisnis untuk mengetahui kapan harus memesan barang baru dan menghindari kekurangan persediaan yang dapat berdampak pada pelanggan dan keuntungan.

Membuat Peramalan

Inventory Control memperkirakan jumlah barang/jasa yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan pelanggan dalam jangka waktu tertentu. Peramalan ini membantu bisnis untuk mempersiapkan persediaan barang dan menghindari kekurangan atau kelebihan persediaan.

Membuat Pesanan

Inventory Control membuat pesanan untuk barang baru atau mengatur pengiriman barang yang sudah dipesan. Hal ini melibatkan memilih pemasok yang tepat, menentukan harga, dan mengatur jadwal pengiriman.

Memantau Persediaan

Inventory Control memantau persediaan barang secara teratur untuk memastikan bahwa persediaan barang selalu mencukupi. Hal ini melibatkan memeriksa persediaan yang ada, mengelola produk yang telah kadaluarsa atau rusak, dan menghapus produk yang tidak perlu.

Mengelola Pemusnahan Barang

Inventory Control juga bertanggung jawab untuk mengelola pemusnahan barang yang sudah tidak diperlukan atau rusak. Hal ini melibatkan memutuskan kapan barang harus dibuang dan bagaimana cara membuangnya dengan aman dan efisien.

Memastikan Akurasi Data

Inventory Control memastikan bahwa data persediaan barang akurat dan terkini. Hal ini memungkinkan bisnis untuk membuat keputusan yang tepat berdasarkan data yang akurat dan menghindari kekurangan atau kelebihan persediaan barang.

Dalam keseluruhan, fungsi pengendalian inventaris adalah untuk memastikan ketersediaan barang/jasa yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan, sambil meminimalkan biaya dan risiko yang terkait dengan kelebihan atau kekurangan persediaan.

Apa Saja Aktivitas Inventory Control

Berikut adalah beberapa aktivitas Inventory Control yang umum dilakukan dalam sebuah perusahaan atau organisasi:

Stok Opname

Ini adalah proses menghitung secara fisik persediaan barang yang ada pada saat tertentu. Stok Opname dilakukan untuk memastikan bahwa jumlah persediaan yang tercatat sama dengan jumlah persediaan fisik yang ada, sehingga dapat meminimalkan kesalahan dalam pencatatan dan menghindari kerugian bisnis.

Cycle Count

Ini adalah proses penghitungan teratur persediaan barang dalam jumlah tertentu. Proses ini memungkinkan perusahaan untuk memantau persediaan secara berkala dan memastikan keakuratan persediaan barang yang tercatat.

Audit – Movement

Ini adalah proses memeriksa barang yang dipindahkan dari satu lokasi ke lokasi lain dalam gudang atau dalam proses produksi. Proses ini bertujuan untuk memastikan bahwa barang dipindahkan secara akurat dan tidak terjadi kehilangan atau kerusakan barang.

Audit – Putaway

Ini adalah proses memeriksa barang yang baru saja disimpan di lokasi penyimpanan atau rak oleh pekerja gudang. Proses ini bertujuan untuk memastikan bahwa barang disimpan di tempat yang tepat dan tidak ada kerusakan atau kehilangan barang.

Audit – Picking

Ini adalah proses memeriksa barang yang diambil dari lokasi penyimpanan atau rak oleh pekerja gudang untuk memenuhi pesanan pelanggan. Proses ini bertujuan untuk memastikan bahwa barang yang diambil adalah barang yang tepat dan jumlahnya sesuai dengan pesanan pelanggan.

Dalam keseluruhan, aktivitas pengendalian inventaris bertujuan untuk memastikan bahwa persediaan barang selalu tercatat dengan akurat dan sesuai dengan kebutuhan bisnis. Proses-proses ini meminimalkan kesalahan dalam pencatatan, menghindari kehilangan atau kerusakan barang, serta meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan.

Perbedaan Inventory Control dan Inventory Management

Meskipun seringkali digunakan secara bergantian, Inventory Control dan Inventory Management memiliki perbedaan dalam hal fokus dan cakupan tanggung jawab. Berikut adalah perbedaan antara Inventory Control dan Inventory Management:

Fokus

Inventory Control berfokus pada aspek pengendalian dan pengawasan persediaan barang. Hal ini mencakup tindakan-tindakan untuk meminimalkan biaya persediaan, menghindari kelebihan atau kekurangan persediaan, serta mengoptimalkan ketersediaan barang dalam jangka pendek. Sementara itu, Inventory Management lebih berfokus pada aspek perencanaan dan strategi manajemen persediaan barang dalam jangka panjang. Hal ini mencakup tindakan-tindakan untuk memastikan ketersediaan barang yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan, mengelola risiko, dan meningkatkan efisiensi dan keuntungan bisnis.

Cakupan Tanggung Jawab

Inventory Control biasanya meliputi tugas-tugas yang bersifat operasional, seperti menghitung persediaan, membuat pesanan, memantau persediaan, dan membuang barang yang sudah tidak diperlukan. Sedangkan Inventory Management meliputi tugas-tugas yang bersifat strategis, seperti merencanakan persediaan, mengembangkan strategi manajemen persediaan, memantau tren permintaan pelanggan, dan menentukan kebijakan harga.

Tujuan

Tujuan dari Inventory Control adalah untuk mengendalikan persediaan barang dalam jangka pendek dan memastikan ketersediaan barang yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan. Sementara itu, tujuan dari Inventory Management adalah untuk memastikan persediaan barang yang tepat dalam jumlah yang tepat, pada saat yang tepat, dengan biaya yang minimal dan mengoptimalkan nilai tambah bagi bisnis.

Dalam kesimpulannya, Inventory Control dan Inventory Management memiliki perbedaan dalam hal fokus, cakupan tanggung jawab, dan tujuan. Namun, keduanya sangat penting bagi bisnis untuk mengelola persediaan barang dengan efektif dan efisien.

Dalam mengelola persediaan barang, salah satu hal yang sangat penting adalah memastikan bahwa barang selalu tersedia dan terkelola dengan baik. Salah satu solusi untuk memudahkan pengelolaan persediaan barang adalah dengan menggunakan Fleet Management System dari TransTRACK.

Fleet Management System dari TransTRACK juga dilengkapi dengan fitur-fitur seperti penghitungan biaya persediaan, penjadwalan pengiriman barang, dan pelaporan yang lengkap. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan informasi yang akurat dan terpercaya.

Jika Anda ingin mengoptimalkan pengelolaan persediaan barang di perusahaan Anda, cobalah Fleet Management System dari TransTRACK. Dengan menggunakan sistem ini, Anda dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan meningkatkan keuntungan bisnis secara keseluruhan. Hubungi TransTRACK sekarang juga untuk informasi lebih lanjut!