Permudah Manajemen Bisnis Armadamu dengan Transportation Management System!

Transportation Management System membantu perusahaan dalam mengatur bisnis mereka. Lalu, apa yang dimaksud dengan Transportation Management System sendiri? Apa saja manfaat dan fungsinya? Kalian dapat membacanya melalui artikel TransTRACK di bawah ini ya!

Transportation Management System, Apa Itu?

Transportation Management System (TMS) adalah platform logistik yang menggunakan teknologi untuk membantu bisnis merencanakan, melaksanakan, dan mengoptimalkan pergerakan fisik barang, baik masuk maupun keluar, dan memastikan pengiriman sesuai, dokumentasi yang tepat tersedia. Sistem semacam ini sering menjadi bagian dari sistem supply chain management (SCM) yang lebih besar.

Kadang-kadang dikenal sebagai solusi manajemen transportasi atau perangkat lunak manajemen transportasi, TMS memberikan visibilitas ke operasi transportasi sehari-hari, informasi dan dokumentasi kepatuhan perdagangan, dan memastikan pengiriman barang dan barang tepat waktu. Transportation Management System juga merampingkan proses pengiriman dan memudahkan bisnis untuk mengelola dan mengoptimalkan operasi transportasi mereka, baik melalui darat, udara, maupun laut.

Bagaimana Cara Kerja Transportation Management System (TMS)

TMS adalah sistem yang mengelola seluruh proses pengiriman, mulai dari perencanaan hingga evaluasi, dengan menghubungkan berbagai sistem bisnis untuk menciptakan alur logistik yang efisien. Berikut ringkasan cara kerjanya:

Integrasi TMS dengan ERP, WMS, dan Sistem Pihak Ketiga

TMS terhubung dengan ERP untuk data order dan billing, WMS untuk stok barang, serta pihak ketiga seperti GPS dan vendor logistik. Integrasi ini memastikan alur informasi berjalan otomatis, mengurangi kesalahan, dan mempercepat proses logistik.

Proses dari Input Order hingga Billing

Order masuk ke TMS, lalu sistem menjadwalkan rute, armada, dan driver. Setelah dispatch, pengiriman dipantau hingga selesai dan bukti pengiriman diunggah. Seluruh data digunakan untuk membuat invoice dan laporan biaya secara otomatis.

Real-Time Tracking dan Analitik Performa Pengiriman

TMS memantau posisi kendaraan secara langsung, memberikan ETA, serta notifikasi jika ada keterlambatan. Data pengiriman dianalisis untuk menilai performa, efisiensi biaya, dan kepatuhan terhadap SLA.

Apa saja fitur penting dalam Transportation Management System

Transportation Management System dirancang untuk menyederhanakan dan mengoptimalkan seluruh proses pengiriman barang. Sistem ini dilengkapi dengan berbagai fitur utama yang saling terintegrasi untuk meningkatkan efisiensi, visibilitas, dan kontrol logistik. Berikut adalah fitur-fitur penting dalam TMS:

Route Planning & Optimization

Fitur ini membantu menentukan rute terbaik berdasarkan jarak, waktu tempuh, kondisi lalu lintas, dan kapasitas kendaraan. Tujuannya adalah untuk menghemat biaya bahan bakar, menghindari keterlambatan, dan meningkatkan efisiensi operasional armada.

Carrier Management & Load Planning

TMS memungkinkan pengguna mengelola daftar penyedia jasa pengiriman (carrier), termasuk tarif, SLA, dan performa. Load planning memastikan kapasitas kendaraan dimanfaatkan secara optimal, baik untuk pengiriman tunggal maupun konsolidasi muatan.

Freight Auditing & Payment

Dengan fitur ini, sistem secara otomatis mencocokkan invoice dengan data pengiriman aktual. Hal ini mempercepat proses pembayaran, mengurangi kesalahan biaya, dan mendeteksi tagihan yang tidak sesuai dari vendor logistik.

Real-Time Shipment Tracking

Fitur pelacakan real-time memberikan visibilitas penuh terhadap posisi kendaraan dan status pengiriman. Pengguna mendapatkan notifikasi otomatis jika terjadi keterlambatan, perubahan rute, atau masalah selama perjalanan.

Analytics & Performance Reporting

TMS menyediakan dashboard dan laporan analitik untuk memantau performa pengiriman, efektivitas rute, tingkat keterlambatan, biaya logistik, serta kinerja vendor. Data ini digunakan untuk pengambilan keputusan strategis dan peningkatan layanan secara berkelanjutan.

Bagaimana TMS membantu mengurangi biaya operasional?

Transportation Management System (TMS) secara signifikan membantu perusahaan menekan biaya operasional logistik melalui otomatisasi, optimasi, dan peningkatan visibilitas proses pengiriman. Pertama, TMS mengurangi biaya bahan bakar dan waktu tempuh melalui perencanaan rute yang optimal, meminimalkan jarak dan menghindari kemacetan. Kedua, dengan load planning dan konsolidasi muatan, TMS memastikan kendaraan terisi secara efisien, mengurangi perjalanan kosong dan jumlah trip yang tidak perlu.

Selain itu, automatisasi dokumen dan billing menurunkan beban administrasi dan risiko kesalahan manusia, sehingga waktu kerja staf menjadi lebih produktif. Fitur freight auditing juga mencegah overcharge dari vendor dengan mencocokkan biaya aktual dan invoice. Di sisi operasional, real-time tracking membantu mencegah keterlambatan dan meminimalisir biaya akibat SLA breach atau pengiriman ulang. Terakhir, dengan analitik performa, manajemen dapat mengidentifikasi penyebab inefisiensi dan melakukan perbaikan berbasis data.

Apa saja yang harus dipertimbangkan saat memilih TMS?

Memilih TMS yang tepat sangat penting untuk memastikan solusi logistik benar-benar mendukung kebutuhan operasional dan pertumbuhan bisnis. Beberapa faktor utama berikut perlu diperhatikan sebelum mengambil keputusan implementasi:

• Kebutuhan Bisnis vs Fitur TMS
  Pastikan fitur yang ditawarkan TMS selaras dengan kebutuhan spesifik perusahaan, seperti manajemen multi-armada, rute kompleks, SLA ketat, atau pelacakan real-time. Jangan memilih sistem yang terlalu kompleks atau sebaliknya, terlalu sederhana — fokus pada fitur yang mendukung proses aktual di lapangan.
• Skalabilitas, Fleksibilitas, dan Integrasi
  TMS harus dapat berkembang seiring pertumbuhan bisnis, mudah disesuaikan dengan perubahan alur kerja, serta mampu terintegrasi dengan sistem lain seperti ERP, WMS, GPS tracking, atau marketplace. Sistem yang fleksibel dan terbuka terhadap integrasi akan mencegah silo data dan mendukung efisiensi end-to-end.
• Cost-Benefit Analysis Sebelum Implementasi
  Evaluasi biaya awal (lisensi, integrasi, pelatihan) dibandingkan dengan manfaat jangka panjang seperti penghematan bahan bakar, efisiensi tenaga kerja, pengurangan denda SLA, dan peningkatan kepuasan pelanggan. ROI yang jelas akan memvalidasi investasi dan membantu mendapatkan dukungan manajemen.

Manfaat dari Transportation Management System

Tingkat layanan dan penghematan pengiriman lebih baik untuk pengirim yang menggunakan solusi TMS daripada metode manajemen transportasi tradisional. Mari kita lihat manfaat utama Transportation Management System.

1. Layanan Pelanggan yang Lebih Baik

Pelanggan saat ini menginginkan pengiriman secepat kilat, kemampuan untuk membuat penyesuaian menit terakhir pada pesanan mereka, dan kemampuan untuk memiliki waktu pengiriman yang unik bagi mereka. Mereka tidak hanya menginginkannya; mereka mengharapkannya sebagai bagian dari setiap pesanan yang mereka lakukan. Merupakan tantangan besar bagi perusahaan untuk menyesuaikan harapan pelanggan dengan mengadaptasi operasi mereka. Di sinilah Transportation Management System berperan, khususnya TMS generasi baru. TMS akan menghubungkan sistem yang bertanggung jawab untuk mengelola pesanan dan mereka yang bertanggung jawab untuk mengelola gudang. Mengkonsolidasikan pesanan pelanggan memudahkan untuk memilih jasa kurir yang paling hemat biaya. Pelanggan dan bisnis sama-sama akan mendapat manfaat dari langkah ini!

2. Peningkatan Produktivitas Gudang

Dalam hal efisiensi gudang, TMS dapat membantu. Dengan kata lain, semakin banyak kita menggunakan Transportation Management System, semakin sedikit waktu yang kita habiskan untuk mengelola pengiriman dan semakin banyak waktu yang kita miliki untuk mengerjakan tugas lain, termasuk pengoperasian gudang. Sebagai keuntungan tambahan, jika TMS kita digabungkan ke dalam sistem lain seperti ERP, kita akan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk memperbaiki kesalahan yang disebabkan oleh kesalahan entri atau memasukkan data baru. Untuk pengurangan biaya lebih lanjut dan peningkatan efisiensi, kita dapat menerapkan Sistem Manajemen Gudang bersama dengan Supply Chain Visibility Solution (SCIS).

3. Melacak Pengiriman

Dengan TMS, kita dapat melacak di mana pengiriman berada setiap saat. Organisasi dapat diberi tahu ketika kargo terlambat atau belum tiba di tempat tujuan. Bisnis mendapat manfaat dari mengetahui kapan pemadaman layanan terjadi karena mereka dapat segera melakukan penyesuaian yang diperlukan. Data pelacakan juga dapat digunakan untuk menghitung waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu rute guna mengembangkan jadwal rute yang lebih efektif.

4. Manajemen Persediaan

Perusahaan dapat mengawasi siklus pesanan dan pengiriman mereka secara real-time dengan bantuan solusi TMS yang andal. Akibatnya, mereka akan dapat memprediksi inventaris mereka dengan lebih akurat, yang akan meningkatkan transparansi dan akuntabilitas rantai pasokan. Selain itu, perangkat lunak TMS akan memberi kita ketenangan pikiran dengan mengetahui bahwa klien kita akan menerima barang mereka sesuai jadwal – berkat fitur pelacakan. Memiliki tingkat kontrol atas manajemen inventaris kita ini akan menguntungkan semua aktivitas rantai pasokan lainnya di masa depan, terutama saat transportasi pengiriman barang e-niaga tumbuh.

5. Biaya Pengiriman Lebih Rendah

Dalam hal meminimalkan biaya pengiriman, perangkat lunak manajemen transportasi yang baik dapat membuat perbedaan besar. Sistem terbaik akan melihat faktor keuangan dari setiap rute logistik dan menentukan mana yang paling efisien. Di area seperti konsumsi bahan bakar atau lembur pengemudi, ini akan memberikan solusi berorientasi pengguna untuk memotong biaya.

6. Visibilitas Rantai Pasokan

Transparansi di seluruh rantai pasokan dimungkinkan dengan solusi TMS saat ini. Mampu melihat dan mengakses data dari semua sistem terintegrasi lainnya secara real-time merupakan keuntungan yang signifikan. Manajer logistik dapat mengenali dan bertindak atas kemungkinan kesulitan dengan lebih cepat dan efektif. Dengan demikian, kepuasan klien dipertahankan pada tingkat tinggi tanpa mengorbankan kinerja atau efisiensi.

7. Kemampuan Perutean yang Ditingkatkan

Perutean yang dioptimalkan tidak pernah sepenting hari ini, berkat siklus pesanan yang lebih pendek dan jumlah kargo yang lebih kecil. Bisnis dapat mengadopsi distribusi kumpulan dengan bantuan teknologi TMS yang sesuai. Dengan menggunakan strategi ini, mereka dapat menghemat uang dan lebih mengontrol pengiriman mereka karena lebih cepat dan lebih murah. Untuk operator, memilih dan mengirimkan kargo mungkin sesederhana memilih lokasi kolam terbaik. Pesanan yang lebih rumit dapat dipecah dan dialihkan satu per satu untuk menghemat waktu dan uang.

8. Penjadwalan Dermaga yang Selaras

Penjadwalan dermaga menjadi lebih efisien karena perencanaan dan pelaksanaan transportasi menjadi lebih dapat diprediksi. TMS yang efektif dapat memangkas waktu tunggu sekaligus memastikan transportasi berkualitas tinggi dari satu titik ke titik lainnya dengan menyelaraskan pengiriman dengan jadwal dok.

9. Pemenuhan Pesanan yang Akurat

Penggunaan Transportation Management System sangat membantu untuk meningkatkan keakuratan pengiriman. Sebagai hasil dari pelacakan waktu nyata dan wawasan rantai pasokan, pemenuhan pesanan kita juga jauh lebih akurat. Kesalahan pengiriman dan anomali sepenuhnya dihilangkan – berkat perangkat lunak TMS. Konsumen tidak boleh dirugikan oleh masalah apa pun yang mungkin timbul selama transit, meskipun kecil.

10. Manfaat dari Transportation Management System: Dokumentasi Minimal

Menggunakan TMS akan menghemat waktu dan uang karena akan mengotomatiskan semua akun kita. Ini juga akan mengurangi jumlah dokumentasi dan dokumen yang diperlukan untuk menjaga kelancaran perusahaan. Ini adalah situasi win-win karena biaya administrasi akan turun sementara kesalahan faktur dan penagihan yang tidak tepat diminimalkan semaksimal mungkin.

Fungsi Transportation Management System

Sistem manajemen transportasi memiliki 10 komponen fungsional untuk perusahaan pengirim dan logistik yang menggunakan TMS:

• Carrier Management
• Procurement Management
• Optimasi Rute & Beban
• Platform Eksekusi Pengangkutan
• Visibilitas, Pelaporan & Analitik
• Supply Chain Communication Platform
• Logistics and Supply Chain Data Repository  
• Penyelesaian Pengangkutan untuk Audit & Pembayaran
• Invoicing Functionality
• Business Intelligence (BI)

Transportation Management System Terbaik

Transportation Management System atau TMS ini juga terdapat pada TransTRACK. Sama halnya dengan penjelasan di atas, TMS pada TransTRACK sendiri digunakan untuk mendigitalisasi operasi bisnis armada transportasi kalian, semuanya dalam satu sistem. Kalian juga dapat mengelola kesehatan dan kondisi kendaraan maupun bisnis transportasi dan logistikmu, mulai dari manajemen pemesanan dan perencanaan, hingga pencatatan kasir dan sistem penagihan billing. Terlebih lagi, pada TMS TransTRACK, kalian bisa melakukan pemantauan manajemen armada transportasi, mengontrol pemeliharaan kendaraan, meningkatkan utilitas dan keamanan armada, manajemen dan perencanaan bisnis, manajemen vendor, dan pengiriman. Semua dalam satu sistem, dengan TransTRACK

Dengan mengetahui segala hal mengenai Transportation Management System ini, maka kalian sudah bisa mencoba segala fitur yang disajikan pada Transportation Management System ini melalui TransTRACK agar semakin terorganisir perencanaan manajemen transportasi kalian!