Optimalkan Rantai Pasokan dengan Penerapan KPI Operasional!

Dalam dunia bisnis yang semakin kompleks dan kompetitif, perusahaan terus mencari cara untuk meningkatkan efisiensi dan kinerja operasional mereka. Salah satu cara yang terbukti efektif adalah dengan menerapkan KPI (Key Performance Indicators) dalam manajemen rantai pasokan. 

Berdasarkan hasil studi dari Coyote, yang melibatkan hampir 1.000 pengirim dan 700 pengangkut di seluruh Amerika Utara, jelas bahwa KPI (Key Performance Indicators) memainkan peran penting dalam strategi rantai pasokan berbasis data. Sebanyak 83% pengirim setuju bahwa KPI adalah bagian esensial dari strategi rantai pasokan yang solid, dan 81% percaya bahwa KPI logistik mereka selaras dengan strategi bisnis. Selain itu, 75% pengirim merasa mereka secara efektif mengomunikasikan KPI logistik kepada tim internal mereka, yang menunjukkan pentingnya pemahaman bersama di antara semua anggota tim untuk mencapai tujuan rantai pasokan yang efisien.

Namun, meskipun banyak yang mengakui pentingnya KPI dan strategi berbasis data, ada tantangan signifikan dalam mengubah data rantai pasokan menjadi wawasan yang dapat ditindaklanjuti. Sebanyak 70% pengirim menyatakan bahwa proses ini sulit dan memakan waktu. Ini menunjukkan kebutuhan yang mendesak bagi perusahaan untuk meningkatkan kemampuan analitik mereka dan memanfaatkan data dengan lebih efektif guna mengoptimalkan operasi dan mencapai keunggulan kompetitif dalam rantai pasokan.

Tantangan Utama dalam Pengelolaan KPI Operasional

Tantangan utama dalam pengelolaan KPI rantai pasokan adalah pengumpulan, manajemen, dan integrasi data. Hal ini mungkin disebabkan oleh kenyataan bahwa 56% responden masih menggunakan solusi manual dan teknologi rendah seperti spreadsheet untuk mengelola metrik kinerja. Meskipun ada teknologi seperti Enterprise Resource Planning (ERP), Transportation Management System (TMS), dan Warehouse Management System (WMS) yang tersedia, banyak bisnis tetap mengandalkan spreadsheet sebagai alat utama mereka untuk mengelola KPI.

Ketika dilihat berdasarkan ukuran bisnis, perusahaan besar lebih sering menggunakan teknologi canggih seperti sistem ERP (Enterprise Resource Planning). Sekitar 70% perusahaan besar dan 66% perusahaan menengah menggunakan ERP untuk mengelola KPI mereka, dibandingkan hanya 39% di perusahaan kecil. Walaupun banyak pengirim ingin semua data mereka terintegrasi dalam satu tempat, hanya 15% yang saat ini menggunakan teknologi ‘control tower’ untuk mengintegrasikan data, termasuk hanya 19% dari perusahaan besar yang memiliki anggaran lebih besar untuk teknologi. Meskipun 82% pengirim yakin bahwa teknologi akan membuat pengelolaan KPI lebih mudah dalam dua tahun ke depan, banyak bisnis masih mengandalkan berbagai sistem dan alat yang berbeda. Cara ini membutuhkan banyak pekerjaan manual, sehingga mereka memerlukan lebih banyak tenaga untuk mengelola dan menganalisis data tersebut.

Pentingnya KPI Operasional dalam Efisiensi Rantai Pasokan

Sebanyak 78% shipper dan 74% carrier mendukung adanya standar industri yang ditetapkan untuk KPI logistik. Hal ini menunjukkan adanya kesadaran dan kebutuhan akan konsistensi dalam mengukur kinerja operasional di seluruh sektor. Kesepakatan di antara kedua kelompok ini menekankan pentingnya kolaborasi dan standarisasi dalam mencapai efisiensi dan keandalan dalam rantai pasokan logistik. Standarisasi KPI dapat membantu memperbaiki komunikasi, meningkatkan layanan, dan memastikan bahwa ekspektasi terpenuhi secara konsisten di seluruh industri.

Dalam industri logistik, pengiriman tepat waktu (on-time delivery) menjadi metrik kinerja utama (KPI) yang paling diutamakan oleh para pengirim barang (shippers). Sebanyak 58% pengirim barang menganggap pengiriman tepat waktu sebagai KPI yang sangat penting, dengan 27% lainnya menyatakan bahwa ini cukup penting. KPI lain yang dianggap penting oleh pengirim barang mencakup biaya per pengiriman (47% sangat penting), kepatuhan terhadap penjadwalan janji temu (43% sangat penting), dan kepatuhan terhadap pelacakan pengiriman (41% sangat penting). Metrik lain seperti biaya per palet dan indikator keberlanjutan juga memiliki tingkat penting yang signifikan, tetapi tidak sebesar fokus pada ketepatan waktu pengiriman.

Standar Industri untuk Penerapan KPI Operasional dalam Rantai Pasokan

Berdasarkan studi tersebut, standar industri yang direkomendasikan untuk Key Performance Indicators (KPI) dalam rantai pasokan. KPI ini dirancang untuk membantu pengirim (shippers) dan pengangkut (carriers) dalam mencapai kinerja yang optimal dan efisien.

Kinerja Pengambilan dan Pengiriman

Standar industri menetapkan bahwa kinerja pengambilan (pick-up) dan pengiriman (delivery) harus mencapai 95% tepat waktu. Ini berarti barang harus diambil dan dikirim sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan, dengan toleransi keterlambatan maksimal 30 menit. Persentase ini menunjukkan tingkat keandalan yang tinggi yang diharapkan dari perusahaan logistik dalam menjaga kepuasan pelanggan dan efisiensi operasional.

Penerimaan Tender Utama

Tingkat penerimaan tender utama diharapkan mencapai 90%. Ini berarti 90% dari penawaran tender yang diajukan oleh pelanggan atau pengirim harus diterima oleh pengangkut. Angka ini mencerminkan fleksibilitas dan responsivitas dalam memenuhi permintaan pasar serta menunjukkan kemampuan perusahaan untuk menangani volume pekerjaan yang tinggi.

Ketentuan Pembayaran

Ketentuan pembayaran harus diselesaikan dalam jangka waktu satu minggu. Waktu pembayaran yang singkat ini menunjukkan pentingnya arus kas yang lancar dalam operasi rantai pasokan, memastikan bahwa semua pihak yang terlibat mendapatkan kompensasi tepat waktu dan dapat terus menjalankan operasinya tanpa hambatan finansial.

Pengukuran Biaya/Pendapatan

Pengukuran biaya atau pendapatan dilakukan per pengiriman. Ini memungkinkan perusahaan untuk memantau dan mengelola profitabilitas secara lebih rinci, serta membuat keputusan strategis berdasarkan kinerja keuangan dari setiap transaksi pengiriman.

Implementasi standar ini diharapkan dapat meningkatkan konsistensi dan efisiensi dalam operasi logistik, memperkuat kepercayaan antara pengirim dan pengangkut, serta mendukung pertumbuhan dan keberlanjutan industri secara keseluruhan.

Dalam menghadapi tantangan pengelolaan KPI operasional, implementasi teknologi manajemen modern seperti Warehouse Management System (WMS) dan Transportation Management System (TMS) menjadi solusi yang sangat penting. TransTRACK, sebagai platform yang mengintegrasikan WMS dan TMS, menawarkan kemampuan untuk memantau dan mengelola KPI secara real-time, memungkinkan pengirim dan pengangkut untuk mencapai standar industri yang telah ditetapkan, seperti kinerja pengambilan dan pengiriman tepat waktu sebesar 95%, serta penerimaan tender utama sebesar 90%.

Dengan kemampuan analitik yang kuat, TransTRACK memfasilitasi pengumpulan, manajemen, dan integrasi data yang lebih efisien. Hal ini mengurangi ketergantungan pada metode manual seperti spreadsheet yang masih digunakan oleh 56% responden, sehingga membantu mengatasi tantangan dalam mengubah data menjadi wawasan yang dapat ditindaklanjuti. Teknologi ini memungkinkan perusahaan untuk lebih responsif terhadap permintaan pasar, meningkatkan efisiensi operasional, dan memastikan standar kepatuhan yang tinggi terhadap KPI logistik. Selain itu, kemampuan TransTRACK untuk mempercepat proses pembayaran dalam waktu satu minggu mendukung arus kas yang lancar, memperkuat hubungan dengan mitra, dan meningkatkan kepercayaan dalam ekosistem rantai pasokan.

Dengan mengadopsi TransTRACK, perusahaan dapat mencapai keunggulan kompetitif melalui peningkatan keandalan, efisiensi, dan kepuasan pelanggan, yang semuanya berkontribusi pada pertumbuhan dan keberlanjutan jangka panjang dalam industri logistik.