Cara Membuat Cargo Manifest yang Benar, Simak Tipsnya!

Diposting pada Juli 18, 2024 oleh Nur Wachda Mihmidati

Dalam dunia logistik dan pengiriman barang, cargo manifest memegang peranan penting. Dokumen ini adalah panduan yang mencatat setiap detail barang yang diangkut, mulai dari deskripsi dan jumlah hingga informasi pengirim dan penerima. Cargo manifest tidak hanya memastikan semua barang teridentifikasi dengan benar, tetapi juga memfasilitasi pelacakan, audit pengiriman, serta memenuhi persyaratan bea cukai dan regulasi lainnya. Dalam artikel TransTRACK ini, kita akan menjelajahi pentingnya cargo manifest, komponen utamanya, serta langkah-langkah untuk membuatnya dengan benar.

Apa yang dimaksud dengan cargo manifest?

Cargo manifest adalah dokumen yang mencantumkan semua barang yang dimuat ke dalam kendaraan pengangkut, seperti pesawat, kapal, kereta api, atau truk. Dokumen ini berisi rincian lengkap tentang kargo yang diangkut, termasuk:

Deskripsi Barang: Jenis dan jumlah barang yang dimuat.
Detail Pengirim dan Penerima: Nama, alamat, dan informasi kontak dari pengirim dan penerima.
Detail Transportasi: Informasi tentang kendaraan yang digunakan untuk mengangkut barang, seperti nomor penerbangan, nama kapal, atau nomor plat truk.
Lokasi Muat dan Bongkar: Tempat asal dan tujuan akhir barang.
Nomor Referensi: Nomor yang digunakan untuk melacak dan mengidentifikasi setiap item dalam kargo.
Informasi Tambahan: Informasi lainnya yang diperlukan untuk memastikan bahwa pengiriman sesuai dengan peraturan dan persyaratan hukum, seperti deklarasi bea cukai atau dokumen keamanan.

Cargo manifest penting untuk kepatuhan hukum, pelacakan pengiriman, dan keamanan. Ini membantu pihak berwenang memverifikasi bahwa semua barang yang diangkut sesuai dengan deklarasi dan peraturan yang berlaku.

Mengapa cargo manifest itu penting?

Cargo manifest itu penting karena beberapa alasan utama:

Memastikan Semua Barang Tercatat dan Teridentifikasi dengan Benar

Cargo manifest menyediakan daftar lengkap dari semua barang yang diangkut, sehingga membantu memastikan bahwa tidak ada barang yang tertinggal atau tidak teridentifikasi. Ini penting untuk menjaga integritas pengiriman dan menghindari kehilangan atau pencurian barang.

Membantu dalam Pelacakan dan Audit Pengiriman

Dengan adanya cargo manifest, setiap item dalam kargo dapat dilacak secara individual. Ini memungkinkan perusahaan pengangkutan dan pihak berwenang untuk melakukan audit dan memastikan bahwa semua barang tiba di tujuan mereka dalam kondisi yang baik dan sesuai dengan jumlah yang tercatat.

Menyediakan Informasi yang Diperlukan untuk Proses Bea Cukai

Cargo manifest berisi informasi penting yang dibutuhkan oleh petugas bea cukai untuk memproses pengiriman. Ini termasuk detail tentang barang yang diangkut, nilai barang, dan informasi tentang pengirim dan penerima. Informasi ini membantu memastikan bahwa semua pajak dan bea cukai yang berlaku dapat dikenakan dan bahwa barang-barang tersebut mematuhi peraturan impor dan ekspor.

Mematuhi Regulasi dan Peraturan

Cargo manifest memastikan bahwa semua peraturan terkait pengangkutan barang diikuti dengan benar. Ini termasuk regulasi keselamatan, peraturan lingkungan, dan peraturan perdagangan internasional.

Meningkatkan Efisiensi Operasional

Dengan dokumentasi yang lengkap dan akurat, proses pemuatan, pengangkutan, dan pembongkaran barang dapat dilakukan dengan lebih efisien. Ini mengurangi risiko kesalahan dan penundaan dalam rantai pasokan.

Menyediakan Bukti Dokumen untuk Klaim Asuransi

Dalam hal terjadi kerusakan atau kehilangan barang selama pengangkutan, cargo manifest dapat digunakan sebagai bukti dokumentasi untuk klaim asuransi.

Secara keseluruhan, cargo manifest adalah alat yang sangat penting dalam manajemen logistik dan rantai pasokan, yang membantu memastikan keamanan, kepatuhan, dan efisiensi dalam pengangkutan barang.

Apa saja komponen utama dalam cargo manifest?

Komponen utama dalam cargo manifest meliputi beberapa elemen penting yang memastikan bahwa semua informasi tentang kargo tercatat dengan benar dan lengkap. Berikut adalah komponen-komponen utama dalam cargo manifest:

Informasi Pengirim dan Penerima:
- Nama pengirim
- Alamat pengirim
- Informasi kontak pengirim
- Nama penerima
- Alamat penerima
- Informasi kontak penerima
Deskripsi Barang:
- Deskripsi rinci dari setiap item
- Kode atau nomor identifikasi barang (jika ada)
- Kategori atau jenis barang
Jumlah dan Berat Barang:
- Jumlah unit setiap item
- Berat setiap item
- Berat total kargo
Informasi Transportasi:
- Nomor penerbangan (untuk pengiriman udara)
- Nama kapal dan nomor pelayaran (untuk pengiriman laut)
- Nomor plat atau identifikasi truk (untuk pengiriman darat)
- Nomor kereta api dan detail perjalanan (untuk pengiriman kereta api)
Nomor Referensi atau Identifikasi:
- Nomor manifest
- Nomor pesanan atau pengiriman
- Nomor kontainer (jika menggunakan kontainer)
Lokasi Muat dan Bongkar:
- Tempat asal pengiriman
- Tempat tujuan akhir
- Lokasi transit (jika ada)
Detail Pengemasan:
- Jenis kemasan (misalnya, kotak, palet, drum)
- Dimensi kemasan
Informasi Bea Cukai:
- Kode HS (Harmonized System) untuk klasifikasi barang
- Nilai barang untuk keperluan bea cukai
- Dokumen terkait bea cukai dan pajak
Informasi Tambahan:
- Instruksi khusus untuk penanganan atau penyimpanan
- Persyaratan keamanan atau peraturan khusus
- Informasi asuransi (jika ada)

Dengan adanya semua komponen ini, cargo manifest menyediakan panduan yang komprehensif dan akurat untuk pengangkutan barang, memastikan bahwa semua pihak yang terlibat memiliki informasi yang diperlukan untuk menjalankan tugas mereka dengan efisien dan mematuhi semua peraturan yang berlaku.

Bagaimana cara membuat cargo manifest yang benar?

Membuat cargo manifest yang benar memerlukan perhatian terhadap detail dan pemahaman tentang informasi yang harus disertakan. Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat cargo manifest yang benar:

Mengumpulkan Informasi Barang yang Akan Dikirim

Mulailah dengan membuat daftar lengkap semua barang yang akan dikirim, termasuk deskripsi rinci dan kode identifikasi jika ada. Pastikan untuk mencatat jumlah unit dan mengukur serta mencatat berat setiap item, serta berat total kargo. Selain itu, catat jenis kemasan yang digunakan untuk setiap barang, seperti kotak, palet, atau drum.

Mengisi Detail Pengirim dan Penerima

Catat nama lengkap, alamat, dan informasi kontak pengirim dengan teliti. Lakukan hal yang sama untuk penerima, pastikan semua informasi sudah benar dan lengkap untuk menghindari kesalahan dalam pengiriman. Konfirmasi detail ini dengan pengirim dan penerima untuk memastikan keakuratan.

Memastikan Semua Informasi Transportasi Tercatat dengan Benar

Sertakan nomor penerbangan jika pengiriman dilakukan melalui udara, atau nama kapal dan nomor pelayaran untuk pengiriman laut. Untuk pengiriman darat, catat nomor plat atau identifikasi truk, serta nomor kereta api dan detail perjalanan untuk pengiriman kereta api. Jangan lupa mencatat lokasi muat dan bongkar untuk keperluan pelacakan.

Memasukkan Nomor Referensi atau Identifikasi

Berikan nomor manifest unik untuk setiap pengiriman untuk memudahkan identifikasi. Sertakan nomor pesanan atau pengiriman yang relevan untuk referensi tambahan. Jika menggunakan kontainer, catat juga nomor kontainernya.

Memasukkan Detail Pengemasan

Jelaskan jenis kemasan yang digunakan untuk setiap item secara rinci. Cantumkan dimensi kemasan jika diperlukan untuk memastikan barang muat dengan benar di kendaraan pengangkut. Informasi ini penting untuk memastikan keamanan dan efisiensi selama transportasi.

Menambahkan Informasi Bea Cukai

Sertakan kode HS (Harmonized System) untuk klasifikasi barang yang memudahkan proses bea cukai. Catat nilai barang untuk tujuan penentuan pajak dan bea yang harus dibayar. Lampirkan semua dokumen terkait yang diperlukan oleh otoritas bea cukai.

Menambahkan Informasi Tambahan

Sertakan instruksi khusus untuk penanganan atau penyimpanan barang jika ada persyaratan khusus. Cantumkan juga persyaratan keamanan atau peraturan khusus yang perlu dipatuhi selama pengiriman. Tambahkan informasi asuransi untuk melindungi barang selama perjalanan jika ada.

Memverifikasi dan Mengkonfirmasi Semua Data Sebelum Pengiriman

Tinjau semua informasi yang telah dicatat untuk memastikan akurasi dan kelengkapan data. Pastikan bahwa tidak ada detail yang terlewat dan semua informasi telah diisi dengan benar. Lakukan verifikasi dengan pengirim dan penerima untuk mengkonfirmasi bahwa semua informasi sudah disetujui.

Mencetak dan Mendokumentasikan Cargo Manifest

Cetak cargo manifest dalam format yang sesuai, baik fisik maupun digital, untuk didokumentasikan. Pastikan bahwa salinan cargo manifest tersedia untuk semua pihak yang terlibat, termasuk pengirim, penerima, dan pihak transportasi. Dokumen ini akan menjadi referensi utama selama proses pengiriman.

Mengikuti Prosedur Pengiriman yang Berlaku

Serahkan cargo manifest kepada pihak transportasi sesuai dengan prosedur yang berlaku untuk memulai proses pengiriman. Pastikan bahwa semua pihak yang terlibat dalam rantai pengiriman memiliki akses ke informasi yang diperlukan dari manifest. Ini membantu memastikan pengiriman berjalan lancar dan mematuhi semua peraturan yang berlaku.

Pentingnya cargo manifest dalam pengelolaan logistik tidak dapat diragukan lagi, karena memastikan semua barang tercatat, teridentifikasi, dan dikirim dengan aman serta efisien. Untuk memudahkan proses pembuatan dan pengelolaan cargo manifest, gunakan Transportation Management System (TMS) dari TransTRACK. Dengan TMS kami, Anda dapat mengotomatisasi dan menyederhanakan pembuatan cargo manifest, memastikan semua informasi tercatat dengan benar dan selalu tersedia. Tingkatkan efisiensi dan keamanan pengiriman Anda dengan solusi canggih dari TransTRACK – solusi terpercaya untuk kebutuhan logistik Anda. Kunjungi TransTRACK hari ini untuk informasi lebih lanjut dan mulailah transformasi digital dalam manajemen transportasi Anda.